Documento informatico

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Quali sono gli elementi che caratterizzano una serie?

Una serie è caratterizzata dai metadati, indicati nell’allegato 5 I Metadati delle Linee guida, che ne permettono l’identificazione e la catalogazione.

Che cos’è una serie?

La serie è, come definito dall’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, un raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee. Esse possono essere distinte in serie documentarie e serie di fascicoli. Le serie documentarie sono costituite da documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia di riferimento. Invece, le serie di fascicoli sono costituite da fascicoli accorpati per ragioni funzionali in base alla classe di riferimento o alla tipologia di fascicoli.

Quali sono gli elementi di un Fascicolo Informatico?

Il Fascicolo Informatico è caratterizzato dai metadati, indicati nell’allegato 5 I Metadati delle Linee guida, che ne permettono l’identificazione e la catalogazione.

Che cos’è il fascicolo informatico?

Il fascicolo informatico, come definito dall’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, è un’aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.

Quali sono le modalità per lo scambio di un documento amministrativo informatico?

Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono, come stabilito dall’art. 47 del Codice dell’amministrazione digitale, mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa. Esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. Il documento può essere, altresì, reso disponibile previa comunicazione delle modalità di accesso telematico allo stesso.

Cosa si intende per “insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati”?

Il riferimento, presente alla lettera d) delle modalità di formazione di un documento informatico ai sensi del paragrafo 2.1.1 delle Linee guida, indica il risultato di una scrittura (modifica o estrazione) eseguita sulle banche dati a disposizione.

Come assicurare l'immodificabilità dei documenti informatici?

L’immodificabilità di un documento informatico, come descritto nel paragrafo 2.1.1 Formazione del documento informatico delle Linee guida, viene assicurata tramite forme diverse a seconda della diversa modalità di formazione del documento. Nel caso di documento formato secondo la sopracitata lettera a) l’immodificabilità e l’integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

• apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;

• memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonei criteri di sicurezza in accordo con quanto riportato al paragrafo 3.9 Misure di sicurezza;

• versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera b) l’immodificabilità ed integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni mediante:

• apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;

• memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza in accordo con quanto riportato al paragrafo 3.9;

• versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo le sopracitate lettere c) e d) le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

• apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata

• registrazione dell’esito dell’operazione di formazione del documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema;

• produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

Cosa si intende per immodificabilità del documento informatico?

L’immodificabilità è la caratteristica che rende il contenuto del documento informatico, quindi anche del documento amministrativo informatico, non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso. Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se la sua memorizzazione su supporto informatico in formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gestione e conservazione.

Quali sono le caratteristiche di un documento amministrativo informatico?

La rappresentazione di un documento amministrativo informatico deve essere:

  • predisposta in uno dei formati dall’allegato 2 Formati di file e riversamento delle Linee guida;
  • tale da assicurare l’identificazione in modo univoco e persistente, a tale scopo deve perciò contenere, nei metadati ad essa associati, le informazioni sulla Segnatura, nel caso di un documento protocollato, oppure, nel caso di documento non protocollato, le informazioni relative alla sua impronta crittografica;
  • associata ai relativi metadati, così come definiti nell’allegato 5 I metadati.

Quali sono gli atti normativi collegati alle Linee guida?

I principali riferimenti normativi presi in considerazione ai fini della redazione sono riportati nel paragrafo 1.5 Principali riferimenti normativi delle Linee guida.

Come è possibile formare un documento amministrativo informatico?

Al documento amministrativo informatico si applicano le stesse regole valide per il documento informatico, salvo quanto specificato nel paragrafo 2.4.1 Formazione del documento amministrativo informatico delle Linee guida.

Cosa si intende per “documento amministrativo informatico”?

Con documento amministrativo informatico si intende, ai sensi dell’art. 23 ter del CAD, l’atto formato dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse.

Come è possibile formare un documento informatico?

Il documento informatico, come riportato nelle Linee guida al paragrafo 2.1.1 Formazione del documento informatico, è formato mediante una delle seguenti modalità:

a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software che assicurino la produzione di documenti nei formati previsti nell’allegato 2;

b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

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