Documento informatico

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Il manuale di gestione documentale e quello della conservazione devono essere inviati ad AgID?

Il manuale di gestione documentale e quello di conservazione non devono essere inviati ad AgID. Come si legge su le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, "la Pubblica Amministrazione è tenuta a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale." E sul Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici è scritto che "Il Conservatore deve possedere il manuale di conservazione comprensivo del piano di sicurezza aggiornato con la descrizione del modello organizzativo". Si ricorda che tali manuali devono essere sottoposti a continuo aggiornamento in ragione dell’evoluzione tecnologica e dell’obsolescenza degli oggetti e degli strumenti digitali utilizzati. Tali manuali devono unicamente essere messi a disposzione in caso di esplicita richiesta di AgID o in caso di data-breach.

Qual è l'efficacia probatoria prevista per il rapporto di verificazione firmato da un pubblico ufficiale e per l'attestazione di conformità del soggetto privato?

Il Codice dell'Amministrazione Digitale, ai commi 2 e 3 dell’art. 22 e al comma 3 dell’art. 23-ter, distingue il valore probatorio “privilegiato” che fa piena prova fino a querela di falso (ex art. 2700 del c.c.) se la conformità all’originale è verificata da un notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato, dal valore probatorio “semplice” che fa piena prova fino a disconoscimento se la conformità all’originale è attestata da un soggetto privato.

Quali requisiti deve possedere il privato per rilasciare l'attestazione di conformità relativa alla scansione massiva di documenti analogici?

Non sono previsti requisiti specifici. Il soggetto privato può essere individuato come figura interna sia all'azienda che effettua la dematerializzazione sia al titolare dei documenti.

Vi è un obbligo per i Conservatori di rendere disponibili i pacchetti di conservazione in formato Sincro per favorire l'interoperabilità e la migrazione verso altro Conservatore?

L’interoperabilità tra i sistemi di conservazione dei soggetti che svolgono attività di conservazione è garantita dall’applicazione delle specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione definite dalla norma UNI 11386 - Standard SInCRO.

Con l'entrata in vigore delle nuove Linee Guida, per il servizio di conservazione sarà obbligatorio un adeguamento ai nuovi metadati minimi anche per i contratti già in essere?

La nuova metadatazione prevista dalle linee guida riguarderà i documenti prodotti dal primo gennaio 2022

Nel caso di documenti protocollati è ammessa la rinnovazione di campi immodificabili (es. oggetto), per correggere errori intercorsi in fase di immissione dei dati?

No, il protocollo deve essere annullato

Come è possibile formare e conservare dei documenti - come i contratti - con firma ibrida sullo stesso documento cioè una autografa e una digitale?

È possibile, l'importante è che la firma digitale sia l'ultima perchè deve chiudere il documento in forma immodificabile.

Qual è il contenuto del metadato Assegnazione?

Costituisce il metadato da valorizzare, in modalità ricorsiva, per indicare l’assegnazione di un fascicolo nel corso dell’iter amministrativo previsto per un determinato procedimento

Qual è il contenuto del metadato TracciatureModificheDocumento?

Costituisce il metadato da valorizzare nel caso in cui sia emessa una nuova versione del documento o si ritenga di dover annullare un documento già emesso

Qual è il contenuto del metadato IdentificativoDocumentoPrincipale?

Nel caso in cui il documento sia costituito da più file (ad esempio nel caso di documento con allegati) è l’elemento identificativo che consente di creare l’associazione tra il file che costituisce il documento principale e gli altri file ad esso correlati.

I metadati previsti dall’Allegato 5 sono obbligatori anche per i documenti formati da soggetti privati?

Si, perché l’allegato 5 esprime i metadati da associare al Documento informatico.

Nell’allegato 3, al paragrafo 2.4, cosa si intende per “chiusura di processo”?

La "certificazione di chiusura" corrisponde al verbale di conformità o di verificazione rilasciato rispettivamente dal notaio o dal soggetto privato.

Cosa si intende per "certificazione iniziale"" nel paragrafo 2.3 dell'allegato 3?

Come per qualsiasi attività progettuale, prima di sottoporre a scansione ad esempio migliaia di documenti analogici si procede a certificare la bontà del processo seguito su un campione di documenti, che confrontati con gli originali cui si riferiscono consentiranno di redigere l'attestazione di conformità o il rapporto di verificazione. Per presunzione infatti la "certificazione iniziale" potrà estendersi a tutti gli altri documenti appartenenti allo stesso lotto scansionato.

La classificazione dei documenti informativi è obbligatoria anche per soggetti privati che si siano dotati di un sistema di gestione informatica dei documenti ovvero di un sistema di protocollo?

La classificazione non è di per sé un'attività obbligatoria per i soggetti privati, sebbene di fatto venga assolta ove si ricorra a un sistema di gestione documentale e sia auspicabile ai fini dei successivi obblighi di conservazione.

Quali sono le sanzioni nel caso in cui un privato non dovesse rispettare le prescrizioni delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici?

Le linee guida non prevedono sanzioni in quanto norme di rango non primario. Le Linee guida hanno però carattere cogente e pertanto si applicano le sanzioni previste dalla normativa primaria in relazione al contesto giuridico di riferimento

Rappresentazione dei metadati nell'allegato 5

Con riferimento all’allegato 5, AgID non intende imporre una specifica tecnologia per la rappresentazione dei metadati, anche se la struttura in xml è consigliata. Gli schemi xsd riportati in allegato hanno lo scopo di fornire un ausilio nel caso si voglia utilizzare una rappresentazione dei metadati in formato .xml, ma anche e soprattutto di definirne con maggior chiarezza i contenuti, le strutture, particolarmente se ricorsive, nonché i vincoli in termini di valorizzazione e di obbligatorietà, di quanto non fosse possibile indicare in un documento di tipo testuale

Allegato 6 alle nuove linee guida: flusso di comunicazione tra AOO

Domanda: Relativamente all’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati” al capitolo 3 Flussi di comunicazione dello stesso è detto che per dare seguito alla comunicazione tra AOO delle pubbliche amministrazioni è possibile utilizzare le modalità previste dalla norma, e nel dettaglio, posta elettronica e cooperazione applicativa. Nello specifico dell'utilizzo della posta elettronica nello stesso allegato non sono riportate specifiche in merito. Si chiede come attuare quanto prescritto nel citato allegato nel caso di comunicazione utilizzando posta elettronica.

Risposta: La possibilità di utilizzare la modalità di comunicazione tramite posta elettronica è da intendersi quale modalità residuale in attesa che tutte le AOO provvedono ad attrezzarsi con gli opportuni strumenti per l’utilizzo dei WS SOAP. L’intenzione nel predisporre l’allegato è stata quella di favorire l’adozione della modalità di comunicazione tra AOO realizzata tramite WS SOAP.  Si evidenzia che, in coerenza con le “Linea di indirizzo sull’interoperabilità tecnica delle Pubbliche Amministrazioni” (https://www.agid.gov.it/it/infrastrutture/sistema-pubblico-connettivita/il-nuovo-modello-interoperabilita), il citato allegato sarà aggiornato includendo le modalità tecniche per dare seguito alla comunicazione tra AOO anche attraverso la tecnologia REST.

Chiarimenti riguardanti le nuove linee guida

Quando entrano in vigore?

  • data di emissione della determinazione dirigenziale n. 407/2020: 09 settembre 2020
  • data di pubblicazione: 10 settembre 2020 

  • in vigore dal 10 settembre 2020

  • adozione obbligatoria a partire dal 1 gennaio 2022

Cosa regolano le linee guida sul documento informatico?

La formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento informatico.

A chi sono indirizzate?

L’art. 2, comma 2, del CAD prevede che le disposizioni del Codice si applicano:

a) alle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all’articolo 117 della Costituzione, ivi comprese le autorità di sistema portuale, nonché alle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza e regolazione;

b) ai gestori di servizi pubblici, ivi comprese le società quotate, in relazione ai servizi di pubblico interesse;

c) alle società a controllo pubblico, come definite nel decreto legislativo 19 agosto 2016, n. 175, escluse le società quotate di cui all’articolo 2, comma 1, lettera p), del medesimo decreto che non rientrino nella categoria di cui alla lettera b).

Il successivo comma 3 prevede che le disposizioni del Codice e le relative Linee guida “concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di cui agli articoli 43 e 44, il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 3-bis e al Capo IV, l’identità digitale di cui agli articoli 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto.

Quali sono le novità?

Le Linee guida 

  • - aggiornano le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del CAD su formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici; 
  • - realizzano un unicum normativo che incorpora tutte le regole tecniche e le circolari in materia, nel rispetto della disciplina relativa ai Beni culturali.

Su quali aspetti incidono?

Sulla gestione complessiva del documento informatico. Implicano la revisione e l'aggiornamento di processi, procedure e documenti organizzativi (ad esempio il manuale di gestione del protocollo informatico).

Gli allegati alle linee guida riguardano: 

  • - Glossario dei termini e degli acronimi
  • - Formati di File e Riversamento
  • - Certificazione di processo
  • - Standard e specifiche tecniche
  • - Metadati
  • - Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati

Quali sono gli elementi che caratterizzano una serie?

Una serie è caratterizzata dai metadati, indicati nell’allegato 5 I Metadati delle Linee guida, che ne permettono l’identificazione e la catalogazione.

Che cos’è una serie?

La serie è, come definito dall’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, un raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee. Esse possono essere distinte in serie documentarie e serie di fascicoli. Le serie documentarie sono costituite da documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia di riferimento. Invece, le serie di fascicoli sono costituite da fascicoli accorpati per ragioni funzionali in base alla classe di riferimento o alla tipologia di fascicoli.

Quali sono gli elementi di un Fascicolo Informatico?

Il Fascicolo Informatico è caratterizzato dai metadati, indicati nell’allegato 5 I Metadati delle Linee guida, che ne permettono l’identificazione e la catalogazione.

Che cos’è il fascicolo informatico?

Il fascicolo informatico, come definito dall’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, è un’aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.

Quali sono le modalità per lo scambio di un documento amministrativo informatico?

Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono, come stabilito dall’art. 47 del Codice dell’amministrazione digitale, mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa. Esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. Il documento può essere, altresì, reso disponibile previa comunicazione delle modalità di accesso telematico allo stesso.

Cosa si intende per “insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati”?

Il riferimento, presente alla lettera d) delle modalità di formazione di un documento informatico ai sensi del paragrafo 2.1.1 delle Linee guida, indica il risultato di una scrittura (modifica o estrazione) eseguita sulle banche dati a disposizione.

Come assicurare l'immodificabilità dei documenti informatici?

L’immodificabilità di un documento informatico, come descritto nel paragrafo 2.1.1 Formazione del documento informatico delle Linee guida, viene assicurata tramite forme diverse a seconda della diversa modalità di formazione del documento. Nel caso di documento formato secondo la sopracitata lettera a) l’immodificabilità e l’integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

• apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;

• memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonei criteri di sicurezza in accordo con quanto riportato al paragrafo 3.9 Misure di sicurezza;

• versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera b) l’immodificabilità ed integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni mediante:

• apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;

• memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza in accordo con quanto riportato al paragrafo 3.9;

• versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo le sopracitate lettere c) e d) le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

• apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata

• registrazione dell’esito dell’operazione di formazione del documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema;

• produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

Cosa si intende per immodificabilità del documento informatico?

L’immodificabilità è la caratteristica che rende il contenuto del documento informatico, quindi anche del documento amministrativo informatico, non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso. Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se la sua memorizzazione su supporto informatico in formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gestione e conservazione.

Quali sono le caratteristiche di un documento amministrativo informatico?

La rappresentazione di un documento amministrativo informatico deve essere:

  • predisposta in uno dei formati dall’allegato 2 Formati di file e riversamento delle Linee guida;
  • tale da assicurare l’identificazione in modo univoco e persistente, a tale scopo deve perciò contenere, nei metadati ad essa associati, le informazioni sulla Segnatura, nel caso di un documento protocollato, oppure, nel caso di documento non protocollato, le informazioni relative alla sua impronta crittografica;
  • associata ai relativi metadati, così come definiti nell’allegato 5 I metadati.

Quali sono gli atti normativi collegati alle Linee guida?

I principali riferimenti normativi presi in considerazione ai fini della redazione sono riportati nel paragrafo 1.5 Principali riferimenti normativi delle Linee guida.

Come è possibile formare un documento amministrativo informatico?

Al documento amministrativo informatico si applicano le stesse regole valide per il documento informatico, salvo quanto specificato nel paragrafo 2.4.1 Formazione del documento amministrativo informatico delle Linee guida.

Cosa si intende per “documento amministrativo informatico”?

Con documento amministrativo informatico si intende, ai sensi dell’art. 23 ter del CAD, l’atto formato dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse.

Come è possibile formare un documento informatico?

Il documento informatico, come riportato nelle Linee guida al paragrafo 2.1.1 Formazione del documento informatico, è formato mediante una delle seguenti modalità:

a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software che assicurino la produzione di documenti nei formati previsti nell’allegato 2;

b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

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