Conservazione

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Come va inteso il requisito RG2 in base al quale “Il servizio di conservazione è integrato con il Servizio Pubblico di Identità Digitale o Carta di Identità Elettronica o altre identità digitali europee notificate”?

Il requisito RG2 va inteso nel senso che il conservatore deve garantire che il servizio di conservazione sia integrabile con il Servizio Pubblico di Identità Digitale o Carta di Identità Elettronica o altre identità digitali europee notificate, su richiesta del titolare dell’oggetto di conservazione.

L’iscrizione al marketplace è prorogabile?

Si. Nei 60 giorni precedenti alla scadenza dell’iscrizione, il conservatore provvede a fornire, tramite la piattaforma AgID dedicata, le informazioni e la documentazione qualora modificate, e una dichiarazione che attesta che non è occorso altro o, in assenza di modifiche, alcun evento che abbia modificato il rispetto dei requisiti di cui all’Allegato A del Regolamento. Per effetto della corretta acquisizione tramite la piattaforma AgID dedicata, delle informazioni, della documentazione e della dichiarazione di cui al periodo precedente, l’iscrizione è rinnovata automaticamente per ulteriori 48 mesi.

Cosa accade qualora il conservatore dovesse perdere uno dei requisiti previsti dall’Allegato A del Regolamento?

La perdita dei requisiti previsti dall’Allegato A del Regolamento, oltre a costituire una delle cause di cancellazione dal marketplace, pregiudica la validità ed efficacia dei contratti posti in essere dal conservatore interessato con la Pubblica Amministrazione. In ogni caso, spetta al conservatore assicurarsi che la validità delle certificazioni persista per tutta la durata dell’iscrizione.

Come avverrà l’attività di vigilanza di AgiD?

L’attività di vigilanza, che potrà avviarsi d’ufficio o su specifica segnalazione, è disciplinata dal regolamento recante "le modalità per la vigilanza ai sensi dell'art. 14-bis comma 2, lett. I) e per l'esercizio del potere sanzionatorio ai sensi dell'art. 32-bis del D. LGS. 7 marzo 2005, n. 82 ss.".

L’iscrizione al marketplace è obbligatoria?

L’iscrizione al marketplace dei servizi di conservazione non è obbligatoria. Le amministrazioni possono avvalersi di conservatori non iscritti ma esclusivamente nel rispetto di quanto previsto all’articolo 7 del Regolamento.

Ai fini dell’iscrizione al marketplace per i servizi di conservazione, come può essere dimostrata la compliance agli standard indicati? È sufficiente un’autodichiarazione che – in fase di controlli successivi – potrà essere verificata oppure è opportun

È sufficiente un'autodichiarazione, all’interno della piattaforma dedicata, il cui contenuto sarà verificato dall’Agenzia in sede di vigilanza, come previsto dall’art. 4, comma 4, del Regolamento.

Qual è l’ambito di applicazione del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici?

ll Regolamento disciplina l'esternalizzazione del servizio di conservazione da parte delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell'art. 34, comma 1-bis, del CAD, come chiarito nella premessa e negli articoli 1, 2 e 3 del regolamento stesso. Pertanto, i criteri e i requisiti ivi previsti riguardano esclusivamente i soggetti, pubblici e privati, che intendono fornire il servizio di conservazione nei confronti della P.A.. In ogni caso, chiunque svolga il servizio di conservazione di documenti informatici deve munirsi di una infrastruttura tale da garantire il rispetto dei requisiti e degli obblighi imposti dal CAD e dalle Linee Guida AGID, anche per la conservazione nei confronti di soggetti privati.

Quando entrerà in vigore il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici? È prevista un’applicazione differita per alcune norme?

Tutte le disposizioni contenute nel Regolamento entreranno in vigore improrogabilmente il 1° gennaio 2022.

Qualora un conservatore decidesse di cambiare la propria piattaforma applicativa adibita alla conservazione conto terzi deve comunicare ad AgID il cambiamento della piattaforma?

No, non si è obbligati a comunicare il cambiamento della piattaforma di conservazione

Nell’ambito di un gruppo di società è possibile che la medesima persona fisica (ad esempio, dirigente della capogruppo) venga nominato Responsabile della Conservazione della stessa capogruppo e di tutte le altre società del gruppo?

Si purchè svolga effettivamente questo ruolo.

Quale piano di conservazione per i soggetti privati?

Come stabilito dal paragrafo 3.5 Manuale di gestione documentale delle Linee guida, per i soggetti diversi dalle Pubbliche Amministrazioni che sono sprovvisti di piano di conservazione, devono essere definiti i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti, ivi compresi i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.

Cosa è il piano di conservazione?

Il piano di conservazione, come stabilito nell’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, è un “documento, allegato al manuale di gestione e integrato con il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445”. Le Pubbliche Amministrazioni, come stabilito dal paragrafo 3.5 Manuale di gestione documentale delle Linee guida, sono tenute ad adempiere alle disposizioni del piano di conservazione in merito all’indicazione dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.

Quali obblighi esistono per il manuale di conservazione?

Come stabilito nel paragrafo 4.7 Manuale di conservazione delle Linee guida, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il manuale di conservazione, ossia un documento informatico che descrive il sistema di conservazione. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013.

Quali sono gli elementi riportati nel manuale di conservazione?

Secondo quanto stabilito nelle Linee guida, al paragrafo 4.7 Manuale di conservazione, il manuale di conservazione deve riportare, almeno:

1. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;

2. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;

3. la descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di oggetti e delle eventuali eccezioni;

4. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;

5. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;

6. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;

7. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche,

opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;

8. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;

9. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;

10. i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate, qualora, nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, non siano già indicati nel piano di conservazione allegato al manuale di gestione documentale;

11. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;

12. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali.

Chi sono i destinatari delle linee guida per la conservazione?

Secondo quanto disposto dall’articolo 2, comma 3 del Codice dell’amministrazione digitale, si evince che le Linee guida emanate si applicano a tutti i soggetti, anche privati, ove non diversamente previsto, che effettuano attività di conservazione.

Qual è il Ruolo del Responsabile della conservazione?

Il ruolo di Responsabile della conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica alle dipendenze del soggetto produttore dei documenti da conservare, che affida le attività di conservazione al responsabile del servizio di conservazione. Coerentemente con quanto indicato in relazione ai soggetti a cui si applicano le Linee guida, tale vincolo vale per tutti i soggetti. Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, a sensi del paragrafo 4.6 Responsabile della conservazione delle Linee guida, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

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