Conservazione

Come stabilito dal paragrafo 3.5 Manuale di gestione documentale delle Linee guida, per i soggetti diversi dalle Pubbliche Amministrazioni che sono sprovvisti di piano di conservazione, devono essere definiti i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti, ivi compresi i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.

Il piano di conservazione, come stabilito nell’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, è un “documento, allegato al manuale di gestione e integrato con il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445”. Le Pubbliche Amministrazioni, come stabilito dal paragrafo 3.5 Manuale di gestione documentale delle Linee guida, sono tenute ad adempiere alle disposizioni del piano di conservazione in merito all’indicazione dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.

Come stabilito nel paragrafo 4.7 Manuale di conservazione delle Linee guida, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il manuale di conservazione, ossia un documento informatico che descrive il sistema di conservazione. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013.