La conservazione è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.
Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, ovvero:
- natura e funzione del sistema;
- modelli organizzativi;
- ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
- descrizione del processo di conservazione;
- profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.
Le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Anche il registro giornaliero di protocollo, a partire dall'11 ottobre 2015, in base all'articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva.
Con Determinazione n. 455/2021 è stato adottato il Regolamento che definisce i nuovi criteri per la fornitura del servizio di conservazione dei documenti informatici, fissando in un apposito allegato i requisiti generali nonché i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione necessari per la fornitura del servizio.
Il Regolamento integra quanto già definito nell’ambito delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico, emanate a settembre 2020.
Composto di due allegati tecnici, il Regolamento è emanato secondo quanto previsto dall’articolo 34, comma 1-bis del decreto legislativo n. 82/2005, come integrato e modificato dal Decreto Semplificazione (D.L. 76/2020), convertito con Legge n. 120/2020 ed entrerà in vigore il 1° gennaio 2022, data a partire dalla quale è abrogata la circolare n. 65/2014.