Per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata è necessario rivolgersi a uno dei gestori qualificati da AgID (elenco gestori PEC). 

La richiesta può essere presentata on line, sui siti dei vari gestori, o presso i loro locali commerciali, fornendo i dati personali necessari e pagando il canone richiesto. 

Una volta attivata, la PEC è utilizzabile come una normale email, con la differenza che l’invio e l’avvenuta ricezione da parte del destinatario sono certificati.

Attesta la spedizione. Il gestore del mittente rilascia una ricevuta di accettazione, che prova l’invio del messaggio, ma non ancora la consegna.

Attesta la consegna. Il gestore del destinatario rilascia una ricevuta di avvenuta consegna, che prova il deposito del messaggio nella casella PEC, indipendentemente dalla lettura.

Documenta data e ora. Le ricevute indicano quando il messaggio è stato accettato e quando è stato consegnato. 

Protegge l’integrità del contenuto. Il messaggio e gli allegati sono inseriti in una busta di trasporto firmata dal gestore, che consente di verificare che non siano stati modificati durante il trasporto.

Segnala i problemi di invio e recapito. Il sistema emette un avviso di non accettazione se il messaggio non viene accettato oppure un avviso di mancata consegna se non viene recapitato nella casella del destinatario.

Permette di documentare quale contenuto è stato consegnato. In base al tipo di ricevuta: quella completa contiene il messaggio originale; quella breve sostituisce gli allegati con le loro impronte informatiche; quella sintetica contiene soltanto i dati di certificazione. Non tutte le ricevute conservano quindi la stessa evidenza del contenuto.

Non certifica la lettura o la comprensione. La consegna riguarda l’avvenuta trasmissione del messaggio e dei suoi allegati alla casella del destinatario: la ricevuta viene emessa indipendentemente dall’apertura del messaggio da parte del destinatario.

Non firma automaticamente il documento per conto del mittente. La firma del gestore riguarda buste e ricevute. Non equivale alla firma digitale dell’autore sull’allegato e, da sola, non dimostra quale persona abbia materialmente utilizzato la casella.

Non offre garanzie sul mittente del messaggio, né certifica la verità o la validità del contenuto. La certificazione riguarda solo il sistema di trasmissione. Non identifica il mittente, che può non coincidere con il titolare della casella; non fornisce alcuna certificazione ad esempio riguardo la fondatezza delle dichiarazioni, l’autenticità degli allegati o la validità di un contratto trasmessi.

Non offre le stesse garanzie verso un’email ordinaria. Il ciclo completo di certificazione della trasmissione richiede lo scambio nel circuito PEC; inviare da una PEC a una casella ordinaria non produce la ricevuta PEC di avvenuta consegna.

Non è, di per sé, un servizio di conservazione documentale. La conservazione dei log per 30 mesi riguarda le tracce delle operazioni e non equivale alla conservazione di messaggi e allegati.

I gestori dei servizi di Posta Elettronica Certificata inviano all’Agenzia per l’Italia Digitale le informazioni relative al numero di caselle in esercizio per ciascun dominio e al numero totale di messaggi PEC in ingresso e in uscita dalle caselle gestite. 

AgID mette in consultazione questi dati, anche in formato aperto, compresa la serie storica dei dati forniti dai gestori a partire dal secondo bimestre 2007. Dal 2023, invece, le informazioni vengono raccolte con cadenza quadrimestrale.

I dati sono disponibili in fondo alla pagina, nella sezione "Risorse utili".