Gestione documentale

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I documenti ad esclusiva rilevanza interna devono essere protocollati?

Si anche i documenti ad esclusiva rilevanza interna devono essere protocollati.

Per i documenti definitivi trasmessi tra ufficio e ufficio c'è l'obbligo della protocollazione?

Secondo quanto previsto dall’articolo 18 comma 1 del DPCM 3.12.2013 Regole tecniche per il protocollo informatico, ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una AOO corrisponde un’unica operazione di registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dall’art. 53 del TU.

Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione.

Vi è l'obbligo della protocollazione solo ai documenti scambiati tra AOO diverse, anche appartenenti alla stessa amministrazione.

Per i documenti scambiati tra uffici appartenenti alla stessa AOO non esiste tale obbligo; per specifiche esigenze è possibile creare registri interni che possano tracciare e dare un ordine cronologico a particolari atti (es. delibere). I registri interni devono essere poi collegati con l’applicativo di gestione del protocollo informatico.

Qual è il valore del fax gestito con il servizio di invio e ricezione?

Secondo quanto previsto dell’articolo 47 comma 2 lettera c del D.Lgs 82/2005 CAD si esclude la trasmissione di documenti tramite fax tra PA. Le comunicazioni tra PA deve avvenire tramite PEC.

Le fatture in entrata sono da repertoriare con un numero progressivo?

Le fatture rientrano tra i documenti informatici soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione, pertanto sono da repertoriare con un numero progressivo.

Le ricevute di posta PEC sono da protocollare o da conservare?

Le ricevute di accettazione e di consegna di un messaggio inviato tramite PEC non devono essere protocollate ma devono essere associate alla registrazione di protocollo del documento trasmesso/ricevuto a cui la ricevuta stessa si riferisce.

Quali atti è necessario protocollare?

Secondo quanto previsto dall’art. 53 comma 5 del DPR 445/20000 TU sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.

Cosa è la registrazione di protocollo?

Articolo 53 comma 1 del DPR 445/20000 TU

La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

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