Conservazione

La conservazione è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.

Ultimo aggiornamento
17-12-2021

Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, ovvero:

  • natura e funzione del sistema;
  • modelli organizzativi;
  • ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
  • descrizione del processo di conservazione;
  • profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.

Le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Anche il registro giornaliero di protocollo, a partire dall'11 ottobre 2015, in base all'articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva. 

Con Determinazione n. 455/2021 è stato adottato il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici corredato da un   allegato A, che contiene i requisiti generali nonché i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione necessari per la fornitura del servizio ed un allegato B che contiene le indicazioni per il piano di cessazione del servizio.

Con Determinazione n. 629/2021, è stato approvato il testo modificato del Regolamento per ciò che riguarda la piattaforma tramite cui sarà possibile sottoporre la domanda di qualificazione.

Le amministrazioni che affidano il servizio di conservazione dei documenti informatici a soggetti non iscritti nella sezione "servizi di conservazione” del Cloud Marketplace hanno l’obbligo di trasmettere ad AgID i relativi contratti entro trenta giorni dalla stipula affinché l’Agenzia possa svolgere le attività di verifica dei requisiti generali nonché dei requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione di cui all’allegato A del regolamento.

Il Regolamento integra quanto già definito nell’ambito delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico, emanate a settembre 2020.

Composto di due allegati tecnici, il Regolamento è emanato secondo quanto previsto dall’articolo 34, comma 1-bis del decreto legislativo n. 82/2005, come integrato e modificato dal Decreto Semplificazione (D.L. 76/2020), convertito con Legge n. 120/2020 e entrato in vigore il 1° gennaio 2022, data a partire dalla quale è abrogata la circolare n. 65/2014.

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