Documento informatico

Il Fascicolo Informatico (di seguito FI) è caratterizzato dai metadati (le informazioni che descrivono un insieme di dati) che ne permettono l’identificazione e la catalogazione.

La normativa di merito identifica l’insieme di metadati minimi che devono caratterizzare ogni singolo FI, cosi come riportato nell’allegato 5 del DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI del 13 novembre 2014, e di specie devono prevedersi:

• l’identificativo univoco all’interno del sistema di gestione informatica del fascicolo;
• il riferimento all’Amministrazione titolare del procedimento amministrativo associato al fascicolo;
• i riferimenti alle altre Amministrazione coinvolte nel procedimento amministrativo;
• le informazioni per identificare il responsabile del procedimento amministrativo;
• l’oggetto del fascicolo e il riferimento ha tutti i documenti associati al FI. 

Il Fascicolo Informatico, all’interno del sistema di gestione informatica delle Amministrazioni, rappresenta, almeno da un punto di vista logico, il contenitore virtuale in cui mantenere l’associazione di tutti i “Documenti Amministrativi Informatici” associati ad uno specifico procedimento amministrativo.

Nella scelta della soluzione di firma o della sua tipologia, bisogna tenere in considerazione alcuni aspetti particolarmente rilevanti, in funzione degli obiettivi che ci si pone:

• responsabilità dell’identificazione: nella Firma Elettronica Avanzata (di seguito FEA) tutta la responsabilità dell’identificazione ricade su chi offre il servizio al titolare della firma, nella Firma Elettronica Qualificata (di seguito FEQ) e Firma Digitale (di seguito FD) invece ricade su un ente terzo che emette i certificati utilizzati, cioè il Certificatore Accreditato;
• affidabilità dell’emittente: la FEA non è sottoposta a nessun tipo di vigilanza, mentre per la FEQ e la FD il Certificatore Accreditato oltre ad essere periodicamente controllato, deve possedere requisiti di solidità, sicurezza ed affidabilità particolarmente rilevanti.

In merito alle soluzione/standard tecnologiche applicabili è consigliato attenersi alle indicazioni europee al fine di favorire, sin da subito, l’eliminazione delle barriere esistenti all’impiego transfrontaliero.