conservazione

Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. Il contenuto del manuale è specificato al paragrafo 4.6 delle Linee Guida sul documento informatico. Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il manuale di conservazione. Alla redazione del manuale di conservazione sono tenuti anche i soggetti privati in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione.

Il requisito RG2 va inteso nel senso che il conservatore deve garantire che il servizio di conservazione sia integrabile con il Servizio Pubblico di Identità Digitale o Carta di Identità Elettronica o altre identità digitali europee notificate, su richiesta del titolare dell’oggetto di conservazione.

La perdita dei requisiti previsti dall’Allegato A del Regolamento, oltre a costituire una delle cause di cancellazione dal marketplace, pregiudica la validità ed efficacia dei contratti posti in essere dal conservatore interessato con la Pubblica Amministrazione. In ogni caso, spetta al conservatore assicurarsi che la validità delle certificazioni persista per tutta la durata dell’iscrizione.

L’iscrizione al marketplace dei servizi di conservazione non è obbligatoria. Le amministrazioni possono avvalersi di conservatori non iscritti ma esclusivamente nel rispetto di quanto previsto all’articolo 7 del Regolamento.