documento informatico

Una serie è caratterizzata dai metadati, indicati nell’allegato 5 I Metadati delle Linee guida, che ne permettono l’identificazione e la catalogazione.

La serie è, come definito dall’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, un raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee. Esse possono essere distinte in serie documentarie e serie di fascicoli. Le serie documentarie sono costituite da documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia di riferimento. Invece, le serie di fascicoli sono costituite da fascicoli accorpati per ragioni funzionali in base alla classe di riferimento o alla tipologia di fascicoli.

Il Fascicolo Informatico è caratterizzato dai metadati, indicati nell’allegato 5 I Metadati delle Linee guida, che ne permettono l’identificazione e la catalogazione.

Il fascicolo informatico, come definito dall’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, è un’aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.

Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono, come stabilito dall’art. 47 del Codice dell’amministrazione digitale, mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa. Esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. Il documento può essere, altresì, reso disponibile previa comunicazione delle modalità di accesso telematico allo stesso.

Il riferimento, presente alla lettera d) delle modalità di formazione di un documento informatico ai sensi del paragrafo 2.1.1 delle Linee guida, indica il risultato di una scrittura (modifica o estrazione) eseguita sulle banche dati a disposizione.

L’immodificabilità di un documento informatico, come descritto nel paragrafo 2.1.1 Formazione del documento informatico delle Linee guida, viene assicurata tramite forme diverse a seconda della diversa modalità di formazione del documento. Nel caso di documento formato secondo la sopracitata lettera a) l’immodificabilità e l’integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

• apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;

• memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonei criteri di sicurezza in accordo con quanto riportato al paragrafo 3.9 Misure di sicurezza;

• versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera b) l’immodificabilità ed integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni mediante:

• apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;

• memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza in accordo con quanto riportato al paragrafo 3.9;

• versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo le sopracitate lettere c) e d) le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

• apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata

• registrazione dell’esito dell’operazione di formazione del documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema;

• produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

L’immodificabilità è la caratteristica che rende il contenuto del documento informatico, quindi anche del documento amministrativo informatico, non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso. Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se la sua memorizzazione su supporto informatico in formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gestione e conservazione.

La rappresentazione di un documento amministrativo informatico deve essere:

• predisposta in uno dei formati dall’allegato 2 Formati di file e riversamento delle Linee guida;
• tale da assicurare l’identificazione in modo univoco e persistente, a tale scopo deve perciò contenere, nei metadati ad essa associati, le informazioni sulla Segnatura, nel caso di un documento protocollato, oppure, nel caso di documento non protocollato, le informazioni relative alla sua impronta crittografica;
• associata ai relativi metadati, così come definiti nell’allegato 5 I metadati.

I principali riferimenti normativi presi in considerazione ai fini della redazione sono riportati nel paragrafo 1.5 Principali riferimenti normativi delle Linee guida.