documento informatico

Il Fascicolo Informatico (di seguito FI) è caratterizzato dai metadati (le informazioni che descrivono un insieme di dati) che ne permettono l’identificazione e la catalogazione.

La normativa di merito identifica l’insieme di metadati minimi che devono caratterizzare ogni singolo FI, cosi come riportato nell’allegato 5 del DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI del 13 novembre 2014, e di specie devono prevedersi:

• l’identificativo univoco all’interno del sistema di gestione informatica del fascicolo;
• il riferimento all’Amministrazione titolare del procedimento amministrativo associato al fascicolo;
• i riferimenti alle altre Amministrazione coinvolte nel procedimento amministrativo;
• le informazioni per identificare il responsabile del procedimento amministrativo;
• l’oggetto del fascicolo e il riferimento ha tutti i documenti associati al FI. 

Il Fascicolo Informatico, all’interno del sistema di gestione informatica delle Amministrazioni, rappresenta, almeno da un punto di vista logico, il contenitore virtuale in cui mantenere l’associazione di tutti i “Documenti Amministrativi Informatici” associati ad uno specifico procedimento amministrativo.

Nella scelta della soluzione di firma o della sua tipologia, bisogna tenere in considerazione alcuni aspetti particolarmente rilevanti, in funzione degli obiettivi che ci si pone:

• responsabilità dell’identificazione: nella Firma Elettronica Avanzata (di seguito FEA) tutta la responsabilità dell’identificazione ricade su chi offre il servizio al titolare della firma, nella Firma Elettronica Qualificata (di seguito FEQ) e Firma Digitale (di seguito FD) invece ricade su un ente terzo che emette i certificati utilizzati, cioè il Certificatore Accreditato;
• affidabilità dell’emittente: la FEA non è sottoposta a nessun tipo di vigilanza, mentre per la FEQ e la FD il Certificatore Accreditato oltre ad essere periodicamente controllato, deve possedere requisiti di solidità, sicurezza ed affidabilità particolarmente rilevanti.

In merito alle soluzione/standard tecnologiche applicabili è consigliato attenersi alle indicazioni europee al fine di favorire, sin da subito, l’eliminazione delle barriere esistenti all’impiego transfrontaliero.

I "Documenti Amministrativi Informatici" (di seguito DAI) siglati con Firma Elettronica Avanzata, Firma Elettronica Qualificata, Firma Digitale, hanno la medesima efficacia probatoria della scrittura privata (quella prevista dall'art. 2702 del Codice Civile, tranne che per i contratti immobiliari nel caso si usi la Firma Elettronica Avanzata).

Per i DAI con Firma Elettronica Qualificata e con Firma Digitale vale la presunzione – vincibile con prova contraria che deve essere resa dal presunto firmatario – secondo cui l'utilizzo del dispositivo di firma è riconducibile al titolare.

La Firma Digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

La Firma Elettronica Qualificata (di seguito FEQ) garantisce tutte le caratteristiche della Firma Elettronica Avanzata ed inoltre è basata su un certificato qualificato (rilasciato da un Certificatore accreditato dall’AgID). Nell’utilizzo della FEQ, il firmatario deve utilizzare un dispositivo sicuro con le caratteristiche identificate dalla norma.

La Firma Elettronica Avanzata (di seguito FEA) è l’insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi a un documento informatico, che consentono l'identificazione del firmatario del documento.  La FEA garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegata ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire il rilevamento in caso di successive modifiche dei dati.

La FEA è una specializzazione della Firma Elettronica che:

• consente l’identificazione del firmatario
• garantisce la connessione univoca con il firmatario  
• è creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo
• consente di rilevare eventuali modifiche dei dati cui è apposta
• il firmatario può avere evidenza di ciò che ha firmato
• vi deve essere connessione univoca fra firma e documento
• non vi devono essere elementi di alterazione del documento
• deve essere possibile individuare l’erogatore del servizio.

La Firma Elettronica è definita dal CAD come l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica.

Per una completa trattazione bisogna distinguere le seguenti tipologie di firma elettronica, riportate in ordine di complessità e completezza cosi come previste dal [CAD]:

• Firma Elettronica 
• Firma Elettronica Avanzata 
• Firma Elettronica Qualificata 
• Firma Digitale

Le caratteristiche delle tipologie di firma sopra elencate ne determinano le differenze implementative e le garanzie che esse assicurano al “Documento Amministrativo Informatico” a cui sono apposte.

Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza.

La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata.

Gli scambi di documenti informatici tra le pubbliche amministrazioni nell'ambito del SPC, realizzati attraverso la cooperazione applicativa e nel rispetto delle relative procedure e regole tecniche di sicurezza, costituiscono invio documentale valido ad ogni effetto di legge