Il manuale di gestione documentale e quello della conservazione devono essere inviati ad AgID?
Il manuale di gestione documentale e quello di conservazione non devono essere inviati ad AgID. Come si legge su le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, "la Pubblica Amministrazione è tenuta a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale." E sul Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici è scritto che "Il Conservatore deve possedere il manuale di conservazione comprensivo del piano di sicurezza aggiornato con la descrizione del modello organizzativo". Si ricorda che tali manuali devono essere sottoposti a continuo aggiornamento in ragione dell’evoluzione tecnologica e dell’obsolescenza degli oggetti e degli strumenti digitali utilizzati. Tali manuali devono unicamente essere messi a disposzione in caso di esplicita richiesta di AgID o in caso di data-breach.
Qual è l'efficacia probatoria prevista per il rapporto di verificazione firmato da un pubblico ufficiale e per l'attestazione di conformità del soggetto privato?
Il Codice dell'Amministrazione Digitale, ai commi 2 e 3 dell’art. 22 e al comma 3 dell’art. 23-ter, distingue il valore probatorio “privilegiato” che fa piena prova fino a querela di falso (ex art. 2700 del c.c.) se la conformità all’originale è verificata da un notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato, dal valore probatorio “semplice” che fa piena prova fino a disconoscimento se la conformità all’originale è attestata da un soggetto privato.
Quali requisiti deve possedere il privato per rilasciare l'attestazione di conformità relativa alla scansione massiva di documenti analogici?
Non sono previsti requisiti specifici. Il soggetto privato può essere individuato come figura interna sia all'azienda che effettua la dematerializzazione sia al titolare dei documenti.
Vi è un obbligo per i Conservatori di rendere disponibili i pacchetti di conservazione in formato Sincro per favorire l'interoperabilità e la migrazione verso altro Conservatore?
L’interoperabilità tra i sistemi di conservazione dei soggetti che svolgono attività di conservazione è garantita dall’applicazione delle specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione definite dalla norma UNI 11386 - Standard SInCRO.
Con l'entrata in vigore delle nuove Linee Guida, per il servizio di conservazione sarà obbligatorio un adeguamento ai nuovi metadati minimi anche per i contratti già in essere?
La nuova metadatazione prevista dalle linee guida riguarderà i documenti prodotti dal primo gennaio 2022
Nel caso di documenti protocollati è ammessa la rinnovazione di campi immodificabili (es. oggetto), per correggere errori intercorsi in fase di immissione dei dati?
No, il protocollo deve essere annullato
Come è possibile formare e conservare dei documenti - come i contratti - con firma ibrida sullo stesso documento cioè una autografa e una digitale?
È possibile, l'importante è che la firma digitale sia l'ultima perchè deve chiudere il documento in forma immodificabile.
Qual è il contenuto del metadato Assegnazione?
Costituisce il metadato da valorizzare, in modalità ricorsiva, per indicare l’assegnazione di un fascicolo nel corso dell’iter amministrativo previsto per un determinato procedimento