Gestione documentale

Articolo 53 comma 1 del DPR 445/20000 TU

La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

Secondo quanto previsto dall’art. 53 comma 5 del DPR 445/20000 TU sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.

Le ricevute di accettazione e di consegna di un messaggio inviato tramite PEC non devono essere protocollate ma devono essere associate alla registrazione di protocollo del documento trasmesso/ricevuto a cui la ricevuta stessa si riferisce.

Le fatture rientrano tra i documenti informatici soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione, pertanto sono da repertoriare con un numero progressivo.

Secondo quanto previsto dell’articolo 47 comma 2 lettera c del D.Lgs 82/2005 CAD si esclude la trasmissione di documenti tramite fax tra PA. Le comunicazioni tra PA deve avvenire tramite PEC.

Secondo quanto previsto dall’articolo 18 comma 1 del DPCM 3.12.2013 Regole tecniche per il protocollo informatico, ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una AOO corrisponde un’unica operazione di registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dall’art. 53 del TU.

Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione.

Vi è l'obbligo della protocollazione solo ai documenti scambiati tra AOO diverse, anche appartenenti alla stessa amministrazione.

Per i documenti scambiati tra uffici appartenenti alla stessa AOO non esiste tale obbligo; per specifiche esigenze è possibile creare registri interni che possano tracciare e dare un ordine cronologico a particolari atti (es. delibere). I registri interni devono essere poi collegati con l’applicativo di gestione del protocollo informatico.

Per specifiche esigenze è possibile creare registri interni che possano tracciare e dare un ordine cronologico a particolari atti.

Ai sensi del DPR 11 febbraio 2005, n.68, nel caso in cui un mittente non disponga più dei precedenti avvisi e/o ricevute di un documento informatico trasmesso mediante la posta elettronica certificata, le tracce delle operazioni svolte, conservate dai gestori su un apposito log dei messaggi, sono opponibili a terzi ai sensi dell’articolo 6, comma 7, del DPR. Le regole tecniche allegate al DM 2 novembre 2005 definiscono le finalità del log dei messaggi ed individuano i dati significativi che devono essere detenuti dal gestore per ogni evento che si verifica sul sistema PEC presso i punti di accesso, ricezione e consegna. In relazione a quanto detto, un gestore deve essere in grado di fornire, dietro richiesta di un titolare di una casella PEC, le informazioni associate ad un invio di un messaggio di posta elettronica certificata

Il Responsabile della gestione documentale (o Responsabile del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi) è stato introdotto dall’art. 61 del DPR n. 445/2000 che dispone per le pubbliche amministrazioni l’istituzione all’interno delle aree organizzative omogenee identificate (AOO) di un apposito servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, da affidare a un dirigente o a un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica.