SUAP

No. Il Workflow Semplificato costituisce uno strumento aggiuntivo e transitorio e non va in conflitto con i workflow definiti nelle Specifiche Tecniche.

Il suo utilizzo è previsto nei casi in cui i workflow delle Specifiche Tecniche evidenzino comportamenti inattesi, consentendo di gestire eventuali esigenze derivanti da variazioni interpretative o organizzative. 

Il ricorso al Workflow Semplificato sarà possibile fino al consolidamento dei workflow previsti dalle Specifiche Tecniche, che saranno progressivamente evoluti con l’obiettivo di definire flussi standardizzati e uniformemente applicabili su tutto il territorio nazionale.

Il Workflow Semplificato è un modello di gestione delle pratiche SUAP introdotto con Approved02.1 come 'alternativa ai workflow attualmente definiti nelle Specifiche Tecniche.

Perché è stato introdotto: il Gruppo Tecnico ha analizzato le segnalazioni arrivate tramite il sistema di ticketing e i canali di supporto. Dall’analisi sono emersi elementi che non permettono una corretta gestione dei flussi operativi:

- interpretazioni diverse del quadro normativo;

- specificità delle organizzazioni territoriali;

- scenari o complicazioni operative non previsti in fase di progettazione.

Per questo motivo, il Gruppo Tecnico ha proposto un modello semplificato, che consente ai soggetti coinvolti di sviluppare sistemi nel rispetto della normativa vigente e in coerenza con i propri modelli organizzativi.

Come è strutturato: il flusso si articola in tre momenti fondamentali del ciclo di vita della pratica SUAP (presentazione, istruttoria e conclusione), che possono ricorrere nei diversi regimi amministrativi. Per ciascuno di essi sono individuate le macro-attività necessarie alla gestione e alla conclusione della pratica.

Cosa lo distingue dai workflow ordinari: il modello non introduce una sequenza obbligatoria di passaggi né controlli procedurali obbligatori, in particolare nella fase istruttoria. Le amministrazioni possono quindi utilizzare in modo flessibile le operazioni già previste dalle Specifiche Tecniche, adattando la gestione della pratica alle diverse situazioni amministrative, territoriali e organizzative.

Strumenti a supporto: il Gruppo Tecnico ha predisposto una linea guida per facilitare la lettura e l’applicazione del Workflow Semplificato. La linea guida include anche una mappatura dei servizi che ciascun componente può implementare in relazione alle attività del procedimento. 

Quando posso utilizzarlo: Il Workflow Semplificato può essere adottato nei casi in cui ci sono criticità di ordine interpretativo o implementativo nell'applicazione dei workflow ordinari. Il Gruppo Tecnico, quindi, ne raccomanda l’applicazione esclusivamente in tali contesti e ne esclude il suo utilizzo nei casi dei workflow standardizzati e consolidati. 

Le novità introdotte con Approved02.1 si collocano in due ambiti distinti e complementari.

1. Interventi correttivi (Bug Fix)

Gli adeguamenti tecnici di Approved02.1 rientrano nella categoria dei Bug Fix, ossia interventi correttivi minimi finalizzati a risolvere anomalie marginali, senza modificare le funzionalità esistenti né il comportamento dei sistemi.

Le modifiche riguardano:

- l'aggiornamento degli State Diagram, per allinearli ai flussi e ai servizi esposti;

- l'adeguamento degli attributi dei servizi e degli eventi trasmessi, per garantire il corretto uso delle funzionalità e allineare la comunicazione tra Enti Terzi a quella già definita con i SUAP;

- l'introduzione di un parametro per la comunicazione degli errori con il sistema ComUnica;

- l'ottimizzazione dei servizi del Catalogo SSU, per migliorare il recupero dei metadati utili ai procedimenti.

La mancata applicazione di tali interventi potrebbe compromettere la corretta esecuzione dei flussi operativi, lo scambio di informazioni tra SUAP ed Enti Terzi e la piena tracciabilità degli eventi verso il Catalogo, incidendo sull'affidabilità complessiva del sistema.

2. Introduzione del Workflow Semplificato

La seconda novità introdotta con Approved02.1 è il Workflow Semplificato, un flusso di alto livello, alternativo e facoltativo rispetto ai workflow già definiti. Questo strumento è stato previsto per gestire i casi in cui l'applicazione dei flussi ordinari incontra criticità interpretative o implementative. Le FAQ successive ne descrivono caratteristiche, ambito di utilizzo e rapporto con i workflow esistenti.

Successivamente all'approvazione di Approved02 sono emerse alcune criticità legate all'interpretazione delle Specifiche Tecniche e alla concreta implementazione dei flussi previsti.

L'attività di supporto, il confronto con i territori e le segnalazioni raccolte attraverso i canali ufficiali hanno evidenziato la presenza di alcuni aspetti che richiedevano chiarimenti o correzioni puntuali.

Per questo motivo, il Gruppo Tecnico ha predisposto un aggiornamento successivo, denominato Approved02.1, con l'obiettivo di:

- correggere anomalie emerse dopo la pubblicazione di Approved02;

- introdurre una soluzione alternativa per la gestione delle pratiche nei casi in cui i workflow esistenti presentino criticità applicative.

Approved02.1 deve quindi essere inteso come un affinamento dell'impianto già definito in Approved02.

Approved02 introduce gli elementi necessari a supportare l'interoperabilità con lo Sportello Unico Digitale delle Zone Economiche Speciali (S.U.D. ZES).

L'obiettivo è consentire una gestione coordinata dei procedimenti che ricadono nelle Zone Economiche Speciali, attraverso un modello di cooperazione coerente con l'ecosistema nazionale SUAP e con i principi di interoperabilità definiti dalle Specifiche Tecniche e dal MoDI.

Riferimento normativo: Decreto-Legge 19 settembre 2023, n. 124.

Approved02 introduce specifici adeguamenti per consentire la gestione interoperabile delle attività connesse alla Conferenza dei Servizi.

Le nuove funzionalità consentono di rappresentare digitalmente le principali fasi del procedimento collegiale, favorendo lo scambio di informazioni tra le amministrazioni coinvolte e garantendo una maggiore tracciabilità delle determinazioni espresse nel corso della Conferenza.

Riferimento normativo: articoli 14 e seguenti della Legge 7 agosto 1990, n. 241.

Approved02 consente all'Ente Competente la possibilità di coinvolgere nel procedimento altri Enti Terzi, definiti nelle Specifiche Tecniche come Enti Interessati. Questi enti supportano l'Ente Competente nella fase istruttoria, mettendo a disposizione le proprie competenze su specifici aspetti settoriali. Il loro contributo è finalizzato a raccogliere tutti gli elementi utili nella definizione dell'esito finale dell’istanza.

Perché è stato introdotto

Il confronto con i territori ha evidenziato che spesso non è possibile individuare e censire in anticipo tutte le amministrazioni che possono intervenire in un procedimento. Questo dipende sia dalla frammentazione delle competenze amministrative sia dalla complessità di alcuni procedimenti. Per questo motivo, si è resa necessaria una modalità che consentisse di coinvolgere ulteriori amministrazioni anche nel corso del procedimento, senza ricorrere a canali esterni.

Come funziona:

- l'Ente Competente coinvolge l'Ente Interessato e dialoga direttamente con lui attraverso il nuovo servizio di interoperabilità et_to_et, dedicato alla comunicazione tra Enti Terzi;

- l'Ente Interessato contribuisce alla fase istruttoria con le proprie valutazioni, mentre l'Ente Competente mantiene la responsabilità delle conclusioni da trasmettere al SUAP;

- il coinvolgimento dell'Ente Interessato viene tracciato nel Sistema Informatico degli Sportelli Unici (SSU): l'ente viene registrato nel descrittore dell'istanza tramite il Catalogo e il Back-office SUAP riceve una notifica.

La Comunicazione Generica è una funzionalità prevista in ambito di interoperabilità che consente ai soggetti coinvolti nel procedimento di scambiare informazioni di diversa natura, al fine di fornire maggiori dettagli che non sono codificati nelle Specifiche Tecniche.

L'introduzione di questo strumento aumenta la flessibilità operativa del sistema, consentendo di gestire comunicazioni rilevanti ai fini del procedimento senza dover prevedere workflow dedicati per ogni possibile casistica.

Oltre all'evoluzione dei workflow procedimentali, Approved02 amplia in modo significativo il modello di interoperabilità previsto dalle Specifiche Tecniche, introducendo nuovi strumenti di cooperazione applicativa e supportando ulteriori scenari amministrativi.

L'obiettivo è consentire una gestione più completa e strutturata delle comunicazioni tra i soggetti coinvolti nel procedimento, favorendo la digitalizzazione dell'intero ciclo di vita della pratica.

Le principali innovazioni riguardano:

- la Comunicazione Generica;

- il rafforzamento del coinvolgimento degli Enti Terzi;

- il supporto alla Conferenza dei Servizi;

- l'integrazione con lo Sportello Unico Digitale ZES.

Il workflow di Autotutela disciplina la riapertura di un procedimento già concluso. Può essere utilizzato per annullare un provvedimento oppure per adottarne uno nuovo, nei casi in cui il precedente sia stato annullato per vizi relativi ad atti endoprocedimentali.

Il procedimento è avviato dal Back-office SUAP e notificato all'impresa e agli Enti Terzi coinvolti. Si sviluppa come un procedimento di seconda istanza, nell’ambito del quale l'impresa può presentare integrazioni, spontaneamente oppure su richiesta. Al termine, il nuovo provvedimento viene trasmesso a tutti i soggetti coinvolti, compreso il Registro Imprese.

Riferimenti normativi: artt. 21-octies, 21-nonies e 21-decies L. 241/1990.