documento informatico

Con riferimento all’allegato 5, AgID non intende imporre una specifica tecnologia per la rappresentazione dei metadati, anche se la struttura in xml è consigliata. Gli schemi xsd riportati in allegato hanno lo scopo di fornire un ausilio nel caso si voglia utilizzare una rappresentazione dei metadati in formato .xml, ma anche e soprattutto di definirne con maggior chiarezza i contenuti, le strutture, particolarmente se ricorsive, nonché i vincoli in termini di valorizzazione e di obbligatorietà, di quanto non fosse possibile indicare in un documento di tipo testuale

Domanda: Relativamente all’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati” al capitolo 3 Flussi di comunicazione dello stesso è detto che per dare seguito alla comunicazione tra AOO delle pubbliche amministrazioni è possibile utilizzare le modalità previste dalla norma, e nel dettaglio, posta elettronica e cooperazione applicativa. Nello specifico dell'utilizzo della posta elettronica nello stesso allegato non sono riportate specifiche in merito. Si chiede come attuare quanto prescritto nel citato allegato nel caso di comunicazione utilizzando posta elettronica.

Risposta: La possibilità di utilizzare la modalità di comunicazione tramite posta elettronica è da intendersi quale modalità residuale in attesa che tutte le AOO provvedono ad attrezzarsi con gli opportuni strumenti per l’utilizzo dei WS SOAP. L’intenzione nel predisporre l’allegato è stata quella di favorire l’adozione della modalità di comunicazione tra AOO realizzata tramite WS SOAP.  Si evidenzia che, in coerenza con le “Linea di indirizzo sull’interoperabilità tecnica delle Pubbliche Amministrazioni” (https://www.agid.gov.it/it/infrastrutture/sistema-pubblico-connettivita/il-nuovo-modello-interoperabilita), il citato allegato sarà aggiornato includendo le modalità tecniche per dare seguito alla comunicazione tra AOO anche attraverso la tecnologia REST.

Quando entrano in vigore?

• data di emissione della determinazione dirigenziale n. 407/2020: 09 settembre 2020

• data di pubblicazione: 10 settembre 2020 

• in vigore dal 10 settembre 2020

• adozione obbligatoria a partire dal 1 gennaio 2022

La formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento informatico.

L’art. 2, comma 2, del CAD prevede che le disposizioni del Codice si applicano:

a) alle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all’articolo 117 della Costituzione, ivi comprese le autorità di sistema portuale, nonché alle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza e regolazione;

b) ai gestori di servizi pubblici, ivi comprese le società quotate, in relazione ai servizi di pubblico interesse;

c) alle società a controllo pubblico, come definite nel decreto legislativo 19 agosto 2016, n. 175, escluse le società quotate di cui all’articolo 2, comma 1, lettera p), del medesimo decreto che non rientrino nella categoria di cui alla lettera b).

Il successivo comma 3 prevede che le disposizioni del Codice e le relative Linee guida “concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di cui agli articoli 43 e 44, il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 3-bis e al Capo IV, l’identità digitale di cui agli articoli 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto.

Le Linee guida 

• - aggiornano le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del CAD su formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici; 
• - realizzano un unicum normativo che incorpora tutte le regole tecniche e le circolari in materia, nel rispetto della disciplina relativa ai Beni culturali.

Sulla gestione complessiva del documento informatico. Implicano la revisione e l'aggiornamento di processi, procedure e documenti organizzativi (ad esempio il manuale di gestione del protocollo informatico).

Gli allegati alle linee guida riguardano: 

• - Glossario dei termini e degli acronimi
• - Formati di File e Riversamento
• - Certificazione di processo
• - Standard e specifiche tecniche
• - Metadati
• - Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati

Una serie è caratterizzata dai metadati, indicati nell’allegato 5 I Metadati delle Linee guida, che ne permettono l’identificazione e la catalogazione.

La serie è, come definito dall’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, un raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee. Esse possono essere distinte in serie documentarie e serie di fascicoli. Le serie documentarie sono costituite da documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia di riferimento. Invece, le serie di fascicoli sono costituite da fascicoli accorpati per ragioni funzionali in base alla classe di riferimento o alla tipologia di fascicoli.