Il Responsabile della gestione documentale
Il Responsabile della gestione documentale (o Responsabile del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi) è stato introdotto dall’art. 61 del DPR n. 445/2000 che dispone per le pubbliche amministrazioni l’istituzione all’interno delle aree organizzative omogenee identificate (AOO) di un apposito servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, da affidare a un dirigente o a un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica.
In quali casi è necessario redigerei l Manuale di gestione documentale?
Il manuale di gestione documentale descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il contenuto del manuale è specificato al paragrafo 3.5 delle Linee Guida sul documento informatico. La Pubblica Amministrazione è tenuta a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013. Per i soggetti diversi dalle Pubbliche Amministrazioni che sono sprovvisti di piano di conservazione, qualora si renda necessario redigere un Manuale di gestione per la complessità della struttura organizzativa e della documentazione prodotta, dovrebbero essere definiti i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti, ivi compresi i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.
Cosa fare nel caso in cui non si disponga più degli avvisi e/o ricevute di un documento informatico trasmesso tramite PEC?
Ai sensi del DPR 11 febbraio 2005, n.68, nel caso in cui un mittente non disponga più dei precedenti avvisi e/o ricevute di un documento informatico trasmesso mediante la posta elettronica certificata, le tracce delle operazioni svolte, conservate dai gestori su un apposito log dei messaggi, sono opponibili a terzi ai sensi dell’articolo 6, comma 7, del DPR. Le regole tecniche allegate al DM 2 novembre 2005 definiscono le finalità del log dei messaggi ed individuano i dati significativi che devono essere detenuti dal gestore per ogni evento che si verifica sul sistema PEC presso i punti di accesso, ricezione e consegna. In relazione a quanto detto, un gestore deve essere in grado di fornire, dietro richiesta di un titolare di una casella PEC, le informazioni associate ad un invio di un messaggio di posta elettronica certificata
Per i documenti ad esclusiva rilevanza interna (domande di congedo ordinario, comunicazioni al personale ecc. ) c'è l'obbligo della protocollazione?
Per specifiche esigenze è possibile creare registri interni che possano tracciare e dare un ordine cronologico a particolari atti.
Per i documenti definitivi trasmessi tra AOO c'è l'obbligo della protocollazione?
Secondo quanto previsto dall’articolo 18 comma 1 del DPCM 3.12.2013 Regole tecniche per il protocollo informatico, ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una AOO corrisponde un’unica operazione di registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dall’art. 53 del TU.
Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione.
Vi è l'obbligo della protocollazione solo ai documenti scambiati tra AOO diverse, anche appartenenti alla stessa amministrazione.
Per i documenti scambiati tra uffici appartenenti alla stessa AOO non esiste tale obbligo; per specifiche esigenze è possibile creare registri interni che possano tracciare e dare un ordine cronologico a particolari atti (es. delibere). I registri interni devono essere poi collegati con l’applicativo di gestione del protocollo informatico.
Qual è il valore del fax gestito con il servizio di invio e ricezione?
Secondo quanto previsto dell’articolo 47 comma 2 lettera c del D.Lgs 82/2005 CAD si esclude la trasmissione di documenti tramite fax tra PA. Le comunicazioni tra PA deve avvenire tramite PEC.
Le fatture in entrata sono da repertoriare con un numero progressivo?
Le fatture rientrano tra i documenti informatici soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione, pertanto sono da repertoriare con un numero progressivo.