gestione documentale

Timbro digitale

Il timbro digitale garantisce il valore legale di un documento informatico anche dopo essere stato stampato.

Posso utilizzare la firma elettronica qualificata di un certificatore accreditato presso altro membro dell'Unione Europea?

E’ possibile utilizzare la firma elettronica qualificata, fornita da un certificatore accreditato presso un altro Stato Membro incluso nella lista di cui all’art. 11 della Direttiva 1999/93/CE, purché il formato di firma sia conforme a quanto previsto dalla Decisione adottata dalla Commissione europea 2011/130/EU del 25 febbraio 2011.

Qual è il valore del fax gestito con il servizio di invio e ricezione?

In linea generale i fax gestiti con i servizi di invio e ricezione tramite l’utilizzo della rete internet si ritiene assumano valore equivalente a quello dei fax tradizionali, rientrando la fattispecie nella disposizione di cui all’articolo 38 del DPR 445/2000. Tuttavia, le specifiche modalità di validità delle istanze e delle dichiarazioni presentate alla P.A., previste dall’articolo 65 del CAD, sottendono la necessità di identificare il soggetto che presenta l’istanza o la dichiarazione. Tali modalità non sono presenti nel servizio di netfax in quanto esso consente di individuare una singola utenza telefonica, ma non specificamente colui che presenta l’istanza o la dichiarazione.

Posso registrare messaggi di posta elettronica pervenuti su caselle di posta associate al sistema di protocollo informatico?

In generale, per quanto affermato all’articolo 40-bis del Codice dell’amministrazione digitale, una pubblica amministrazioni non può non registrare messaggi di posta elettronica pervenuti su caselle associate al sistema di protocollo informatico e a tale scopo dichiarate secondo le modalità previste dalla normativa (pubblicazione su IPA, su manuale di gestione, ecc.). Tale affermazione di principio va integrata sulla base di quanto riportato dall’Amministrazione sul manuale di gestione, documento che descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, in relazione alle specificità dei diversi canali e delle tipologie dei documenti trattati. In tal senso l’amministrazione, coerentemente con la normativa in materia, può darsi delle regole operative di gestione dei messaggi di posta elettronica che pervengono sulle caselle istituzionali di posta elettronica ordinaria e certificata (PEC). Ove siano previste limitazioni sulle modalità di ricezione/invio in relazione a specifici processi dell’amministrazione, tali limitazioni devono essere pubblicate sul proprio manuale di gestione e sito web, coerentemente con i principi di non discriminazione, trasparenza e pubblicità dell’azione dell’amministrazione.