Qual è il contenuto del metadato TracciatureModificheDocumento?
Costituisce il metadato da valorizzare nel caso in cui sia emessa una nuova versione del documento o si ritenga di dover annullare un documento già emesso
Qual è il contenuto del metadato IdentificativoDocumentoPrincipale?
Nel caso in cui il documento sia costituito da più file (ad esempio nel caso di documento con allegati) è l’elemento identificativo che consente di creare l’associazione tra il file che costituisce il documento principale e gli altri file ad esso correlati.
I metadati previsti dall’Allegato 5 sono obbligatori anche per i documenti formati da soggetti privati?
Si, perché l’allegato 5 esprime i metadati da associare al Documento informatico.
Nell’allegato 3, al paragrafo 2.4, cosa si intende per “chiusura di processo”?
La "certificazione di chiusura" corrisponde al verbale di conformità o di verificazione rilasciato rispettivamente dal notaio o dal soggetto privato.
Cosa si intende per "certificazione iniziale"" nel paragrafo 2.3 dell'allegato 3?
Come per qualsiasi attività progettuale, prima di sottoporre a scansione ad esempio migliaia di documenti analogici si procede a certificare la bontà del processo seguito su un campione di documenti, che confrontati con gli originali cui si riferiscono consentiranno di redigere l'attestazione di conformità o il rapporto di verificazione. Per presunzione infatti la "certificazione iniziale" potrà estendersi a tutti gli altri documenti appartenenti allo stesso lotto scansionato.
La classificazione dei documenti informativi è obbligatoria anche per soggetti privati che si siano dotati di un sistema di gestione informatica dei documenti ovvero di un sistema di protocollo?
La classificazione non è di per sé un'attività obbligatoria per i soggetti privati, sebbene di fatto venga assolta ove si ricorra a un sistema di gestione documentale e sia auspicabile ai fini dei successivi obblighi di conservazione.
Quali sono le sanzioni nel caso in cui un privato non dovesse rispettare le prescrizioni delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici?
Le linee guida non prevedono sanzioni in quanto norme di rango non primario. Le Linee guida hanno però carattere cogente e pertanto si applicano le sanzioni previste dalla normativa primaria in relazione al contesto giuridico di riferimento