È sufficiente un'autodichiarazione, all’interno della piattaforma dedicata, il cui contenuto sarà verificato dall’Agenzia in sede di vigilanza, come previsto dall’art. 4, comma 4, del Regolamento.
ll Regolamento disciplina l'esternalizzazione del servizio di conservazione da parte delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell'art. 34, comma 1-bis, del CAD, come chiarito nella premessa e negli articoli 1, 2 e 3 del regolamento stesso. Pertanto, i criteri e i requisiti ivi previsti riguardano esclusivamente i soggetti, pubblici e privati, che intendono fornire il servizio di conservazione nei confronti della P.A.. In ogni caso, chiunque svolga il servizio di conservazione di documenti informatici deve munirsi di una infrastruttura tale da garantire il rispetto dei requisiti e degli obblighi imposti dal CAD e dalle Linee Guida AGID, anche per la conservazione nei confronti di soggetti privati.
Tutte le disposizioni contenute nel Regolamento entreranno in vigore improrogabilmente il 1° gennaio 2022.
No, non si è obbligati a comunicare il cambiamento della piattaforma di conservazione
Si purchè svolga effettivamente questo ruolo.
Come stabilito dal paragrafo 3.5 Manuale di gestione documentale delle Linee guida, per i soggetti diversi dalle Pubbliche Amministrazioni che sono sprovvisti di piano di conservazione, devono essere definiti i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti, ivi compresi i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.
Il piano di conservazione, come stabilito nell’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, è un “documento, allegato al manuale di gestione e integrato con il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445”. Le Pubbliche Amministrazioni, come stabilito dal paragrafo 3.5 Manuale di gestione documentale delle Linee guida, sono tenute ad adempiere alle disposizioni del piano di conservazione in merito all’indicazione dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.
Come stabilito nel paragrafo 4.7 Manuale di conservazione delle Linee guida, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il manuale di conservazione, ossia un documento informatico che descrive il sistema di conservazione. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013.
Secondo quanto stabilito nelle Linee guida, al paragrafo 4.7 Manuale di conservazione, il manuale di conservazione deve riportare, almeno:
1. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
2. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
3. la descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di oggetti e delle eventuali eccezioni;
4. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
5. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
6. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
7. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche,
opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
8. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
9. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
10. i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate, qualora, nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, non siano già indicati nel piano di conservazione allegato al manuale di gestione documentale;
11. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
12. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali.
