Gestione Documentale e Conservazione
La gestione documentale dei procedimenti amministrativi permette la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione. Grazie alla digitalizzazione dei procedimenti amministrativi della Pubblica Amministrazione, cittadini e imprese hanno a disposizione delle nuove modalità di comunicazione e interazione attraverso l’erogazione di servizi e la realizzazione di un unico punto di accesso.
AgID definisce le regole di interoperabilità dei flussi documentali che le Pubbliche Amministrazioni implementano per aderire al Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi.
Indice
Indice
Strategie
Strategie
AgID regola la Gestione Documentale definendone le Linee Guida.
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Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Il documento è un “unicum” normativo che riguarda la formazione, la protocollazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici che contengono anche le disposizioni per la digitalizzazione dei flussi documentali.
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Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici
Il documento integra le Linee guida sul tema della conservazione.
Strumenti
AgID contribuisce alla digitalizzazione della Gestione Documentale attraverso i seguenti strumenti:
Competenze Digitali
Competenze Digitali
AgID organizza forum ed eventi che riguardano la Gestione Documentale. Gli eventi sono rivolti a referenti degli organismi di conservazione, rappresentanti di Pubbliche Amministrazioni, università e associazioni di professionisti di settore, associazioni di categoria e fornitori di sistemi per la conservazione della gestione documentale.
Tutto ciò che c’è da sapere sugli incontri passati è consultabile ai seguenti link:
Documenti e normative
Documenti e normative
Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici
Copie informatiche di documenti analogici
Copie analogiche di documenti informatici
Procedimento e fascicolo informatico
ALLEGATO B – Piano di cessazione del servizio di conservazione dei documenti digitali
Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici
Domande frequenti
Domande frequenti
Il Responsabile della Gestione Documentale (o Responsabile del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi) è stato introdotto dall’art. 61 del DPR n. 445/2000 che dispone per le Pubbliche Amministrazioni l’istituzione all’interno delle aree organizzative omogenee identificate (AOO) di un apposito servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, da affidare a un dirigente o a un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica
Le ricevute di accettazione e di consegna di un messaggio inviato tramite PEC non devono essere protocollate ma devono essere associate alla registrazione di protocollo del documento trasmesso/ricevuto a cui la ricevuta stessa si riferisce.
Secondo quanto previsto dall’art.53 comma 5 del DPR 445/20000 TU sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Ai sensi del DPR 11 febbraio 2005, n.68, nel caso in cui un mittente non disponga più dei precedenti avvisi e/o ricevute di un documento informatico trasmesso mediante la posta elettronica certificata, le tracce delle operazioni svolte, conservate dai gestori su un apposito log dei messaggi, sono opponibili a terzi ai sensi dell’articolo 6, comma 7, del DPR. Le regole tecniche allegate al DM 2 novembre 2005 definiscono le finalità del log dei messaggi ed individuano i dati significativi che devono essere detenuti dal gestore per ogni evento che si verifica sul sistema PEC presso i punti di accesso, ricezione e consegna. In relazione a quanto detto, un gestore deve essere in grado di fornire, dietro richiesta di un titolare di una casella PEC, le informazioni associate ad un invio di un messaggio di posta elettronica certificata.