Ente: Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano e il Dipartimento per gli Affari Regionali e le Autonomie della Presidenza del Consiglio dei ministri 

Ufficio proponente: Gruppo di ricerca sulla trasformazione digitale della PA dell’Osservatorio Agenda Digitale del Politecnico di Milano 

Destinatari: Comuni, Province, Città metropolitane e Regioni, Comunità montane, Comunità isolane, Unioni di comuni e Consorzi fra enti territoriali 

Capitolo del PT 2024-2026: Capitolo 1 - Organizzazione e gestione del cambiamento

Tematica: Il ruolo dell’associazionismo e della collaborazione istituzionale

Il tema della gestione associata dell'ICT si colloca in un contesto normativo, organizzativo e tecnologico specifico. 

Dal punto di vista normativo, le Unioni di Comuni e altre forme associative sono regolamentate dal Testo Unico degli Enti Locali (TUEL), che ne stabilisce le modalità di funzionamento e le competenze. Organizzativamente, queste strutture permettono ai comuni, specialmente quelli di piccole dimensioni, di condividere risorse e competenze, migliorando l'efficienza e la qualità dei servizi offerti. Tecnologicamente, la gestione associata dell'ICT consente di ottimizzare l'uso delle risorse disponibili e affrontare le sfide della trasformazione digitale, come la manutenzione delle applicazioni e l'introduzione di nuove soluzioni e infrastrutture. 

L’art.17 del Codice Amministrazione Digitale, al comma 1-septies e chiarito dalla circolare n. 3 del 2018 del Ministro per la Pubblica Amministrazione, stabilisce la possibilità di esercitare le funzioni di RTD in forma associata.

Il documento esamina i principi generali della gestione associata dell'ICT, con un focus specifico sulle Unioni di Comuni. Analizza i fattori abilitanti che favoriscono l'implementazione di tali sistemi, con particolare attenzione all'organizzazione dei servizi intercomunali in gestione associata. Il documento esplora inoltre il ruolo delle community e della collaborazione digitale, evidenziando l'importanza della qualificazione dei centri servizi.

Lo strumento realizzato mira, pertanto, a facilitare la gestione associata dell'ICT tra enti locali. Questa gestione può assumere diverse forme, tra cui Unioni di Comuni, Consorzi e Convenzioni. Le Unioni di Comuni, ad esempio, possono centralizzare la gestione delle funzioni ICT, nominando un Responsabile per la transizione digitale (RTD) che coordina le attività per tutti i comuni membri, come specificato dal CAD (vedi sopra). I Consorzi, invece, offrono risorse specializzate e gestiscono funzioni ICT specifiche, come la connettività e l'infrastruttura tecnologica. Le Convenzioni permettono a un ente capofila di gestire le funzioni ICT per conto degli altri enti, mantenendo una struttura flessibile e facilmente adattabile.

Il percorso metodologico per la progettazione e realizzazione dello strumento di gestione associata dell'ICT si articola in diverse fasi fondamentali: ricognizione, progettazione, implementazione, gestione ed espansione.

1. Ricognizione. Questa fase iniziale prevede un'analisi approfondita del fabbisogno digitale degli enti coinvolti. Vengono valutati vari aspetti, tra cui il livello di digitalizzazione dei servizi, gli applicativi utilizzati, il grado di interoperabilità dei dati, le competenze digitali del personale, l'adozione di piattaforme e infrastrutture tecnologiche, e la connettività. L'obiettivo è identificare le necessità e le opportunità per associare la funzione ICT tra i diversi enti. 
2. Progettazione. Successivamente, si passa alla progettazione del processo di associazione delle funzioni ICT. Questo include l'adeguamento tecnologico, come l'omogeneizzazione degli applicativi e la migrazione dei dati, e la definizione della governance e delle modalità di raccordo tra gli enti. Viene valutata anche l'opportunità di associare la funzione ICT con altri servizi, stabilendo accordi per la cessione delle funzioni e il relativo modello di ripartizione dei costi. Inoltre, si pianifica la struttura organizzativa, considerando la possibilità di creare un ufficio centralizzato con personale dedicato. 
3. Implementazione. In questa fase si attuano le azioni pianificate. Vengono adottati nuovi regolamenti, conferiti incarichi e individuati i referenti per ciascun ente. La nomina del Responsabile per la transizione digitale (RTD) può avvenire sia prima sia dopo l'associazione della funzione ICT, a seconda della configurazione organizzativa. Il RTD guida il processo di associazione e garantisce il coordinamento delle attività. 
4. Gestione. Completata l'associazione, le strategie di trasformazione digitale vengono implementate secondo lo stato dell'arte rilevato, i bisogni locali e gli obiettivi regionali e nazionali. Le attività sono monitorate e aggiornate in collaborazione con gli enti associati, assicurando che le azioni siano coerenti e ben integrate. La gestione continuativa permette di adattare le strategie alle esigenze emergenti e migliorare costantemente i servizi offerti. 
5. Espansione. Una volta consolidata la gestione associata dell'ICT, la collaborazione può essere estesa ad altre funzioni e nuovi enti. In particolare, le Unioni di Comuni possono sviluppare la funzione digitale trasversalmente ai vari servizi comunali, gestendo gradualmente in maniera associata anche altre attività. Le Convenzioni e i Consorzi, grazie alla loro flessibilità, possono ampliare la collaborazione includendo nuovi enti e diventando punti di riferimento per la trasformazione digitale delle amministrazioni coinvolte. 

Fattori abilitanti. Per garantire il successo e la longevità dei sistemi intercomunali incentrati sul digitale è cruciale considerare vari fattori critici. Tra questi: forme associative preesistenti, la dimensione dell'associazione, la presenza di un ente leader, il presidio politico, il supporto normativo e organizzativo da parte di enti sovraordinati, l'omogeneità dei software gestionali e l'iniziativa propria degli enti coinvolti. Questi elementi contribuiscono a creare un ambiente favorevole per la cooperazione e la gestione efficiente delle funzioni ICT, promuovendo l'innovazione e la digitalizzazione a livello territoriale. 

Le community di innovazione. Altro elemento abilitante rilevato sono le community di innovazione, cioè gruppi di condivisione di esperienze, progetti e soluzioni digitali tra enti pubblici di diversi livelli e ambiti territoriali. Queste non sono disciplinate dalla normativa e si caratterizzano per un elevato grado di libertà di partecipazione e adesione. Esse nascono con l'obiettivo di favorire l'innovazione e la trasformazione digitale della PA sfruttando le opportunità offerte dalle tecnologie e dalle reti di relazioni, rispondendo alla necessità degli enti locali, specialmente i più piccoli, di avere accesso a conoscenze e competenze ottimizzando le risorse esistenti e di svolgere progetti ambiziosi di lungo periodo.

Una fattispecie particolare delle community di innovazione sono le community di riuso, ovvero reti di conoscenza e collaborazione tra le PA che adottano delle soluzioni software condivise e aperte. Il riuso di software è infatti una modalità di acquisizione e cessione di soluzioni digitali, disciplinata dal CAD, che prevede la possibilità di riutilizzare gratuitamente software già sviluppati da altre amministrazioni con vantaggi in termini di risparmio, efficienza, interoperabilità e trasparenza. 

La community di riuso può estendersi fino a diventare un vero e proprio “living lab”, uno spazio di confronto e sperimentazione tra i membri, che permette di ampliare la soluzione a nuovi scenari e bisogni, come ad esempio quelli legati ad altre comunità sul territorio. Il cuore del riuso si costituisce nello sviluppo e arricchimento del cosiddetto “kit di riuso”, ovvero un pacchetto di linee guida, codice, dati e documentazione che permette ai riusanti di adottare e personalizzare la soluzione in base alle proprie esigenze. Gli enti riusanti, nella logica della collaborazione tipica delle community, si impegnano a contribuire all’evoluzione della soluzione adottata arricchendo, a loro volta, il “kit di riuso”.

I vantaggi che le community fanno registrare sono riconducibili a: diffusione di soluzioni standardizzate per gli enti aderenti, manutenzione continua del software, quali l’aggiornamento tecnico e normativo, l’assistenza agli enti riusanti.

Piano triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2024-2026 - Parte Terza, Strumento 2