Ente: Coordinamento tecnico della Commissione Innovazione Tecnologica e Digitalizzazione della Conferenza delle Regioni e Province autonome 

Ufficio proponente: Coordinamento tecnico della Commissione Innovazione Tecnologica e Digitalizzazione della Conferenza delle Regioni e Province autonome

Destinatari: Tutte le pubbliche amministrazioni 

Capitolo del PT 2024-2026: Capitolo 1- Organizzazione e gestione del cambiamento 

Tematica: Governance

Nel capitolo 1 del Piano triennale, al paragrafo “collaborazione istituzionale” è riportato che “il processo di trasformazione digitale coinvolge, a tutti i livelli, decisori pubblici, dirigenza pubblica, cittadini e imprese nella logica della partecipazione e della consultazione. Per affrontare questa trasformazione è necessario delineare e seguire un iter di transizione che richiede collaborazione tra tutte le componenti istituzionali, nel quadro di un sistema nazionale per la trasformazione digitale (SNTD) di cui facciano parte Governo, Enti centrali, Regioni e Province autonome, Enti locali e che sia aperto anche a tutto il partenariato economico e sociale. 

La collaborazione consiste nel coinvolgimento delle varie strutture operative esistenti con la missione di sostenere la continua trasformazione digitale del Paese, per rendere esigibili i diritti di cittadinanza digitale e contribuire alla sostenibilità e alla crescita economica e sociale”. Inoltre, nel paragrafo dedicato a “L’ecosistema amministrativo digitale” è riportato che nella nuova impostazione del Piano triennale “(..) Gli ecosistemi vengono intesi con un significato diverso da quello usato in precedenti versioni del Piano triennale. È necessario seguire un approccio innovativo che affronti, in maniera sistematica, tutti gli aspetti legati a organizzazione, processi, regole, dati e tecnologie. 

Nonostante gran parte dell’attività delle pubbliche amministrazioni sia già composta da procedimenti e procedure ben definite, non vuol dire che questa non possa essere reingegnerizzata sia da un punto di vista della semplificazione che da un punto di vista della digitalizzazione. Occorre che ogni singolo ente pubblico divenga un “ecosistema amministrativo digitale”, alla cui base ci siano piattaforme organizzative e tecnologiche, ma in cui il valore pubblico sia generato in maniera attiva da cittadini, imprese e operatori pubblici. (..) Questo permette la realizzazione del principio once-only e, al tempo stesso, consente agli attori pubblici e privati di generare valore all’interno dell'ecosistema con al centro la singola Pubblica Amministrazione, che lo regola garantendo correttezza amministrativa, trasparenza, apertura, sicurezza informatica e protezione dei dati personali.

Si tratta di passare da una concezione di “Piattaforma per Governo”, ovvero piattaforme per singoli scopi dell’ente, a una visione più profonda del paradigma, ovvero il “Governo come Piattaforma” - come riportato anche nella Commissione EU (2021)118 sulla Bussola Digitale 2030 - secondo cui l’ecosistema non è un elemento esterno all’ente, ma è qualcosa sostenuto dall’ente pubblico per abilitare servizi migliori”.

La collaborazione inter istituzionale nell’ottica del “sistema nazionale per la trasformazione digitale” e il cambiamento dei singoli enti pubblici che diventano un “ecosistema amministrativo digitale”, richiedono un passaggio dalla gestione del semplice “ciclo di vita del servizio digitale” alla gestione del complesso della trasformazione digitale secondo un approccio sistematico e condiviso tra tutte le componenti istituzionali e le strutture operative esistenti. 

In riferimento a questo va sottolineato quanto indicato sul ruolo delle Regioni dal Posizionamento strategico delle agende digitali regionali, confluito nel documento Proposte strategiche delle Regioni e delle Province autonome per i prossimi provvedimenti legislativi della nuova legislatura e sulla legge di bilancio dello Stato 2023 – 2025: “(...) Il PNRR e la nuova programmazione 2021-2027 sono l’occasione per un profondo cambiamento di approccio. 

Negli ultimi decenni le pubbliche amministrazioni hanno accumulato al loro interno un grande “debito tecnologico” e i moderni servizi digitali si appoggiano su uno largo strato di sistemi legacy e tecnologie “tossiche”. La riorganizzazione degli enti continua a essere scollegata dalla trasformazione digitale. Le barriere organizzative/regolamentari impediscono la condivisione dei dati o il coordinamento delle risorse allocate in uffici o enti diversi.

È necessario un nuovo tipo di “capacità istituzionale” per avere nelle PA l’agilità e la “componibilità” necessaria all’automazione dei processi, rimpiazzando non solo i sistemi di back-office obsoleti con nuovi sistemi modulari, autonomi, aperti, interoperabili, sicuri ma declinando un nuovo approccio all’innovazione pubblica che attualizzi il proprio funzionamento riprogettando i processi. 

Solo così la Pubblica Amministrazione potrà gestire i propri processi ed erogare servizi in grado di rispondere ad un mondo che cambia molto rapidamente ed in modo imprevedibile, nonché adempiere ai mandati dei vertici politici e al crescente numero di vincoli normativi. (..) Regioni e Province autonome sono l’unico livello istituzionale della Repubblica in cui siano presenti strutture che possano svolgere tale ruolo, in modo da rispondere alle specifiche esigenze locali con politiche place-based e in piena integrazione con le azioni dei fondi strutturali regionali, in sussidiarietà agli enti dei propri territori e democratizzando l’accesso alle tecnologie, con un livello di complessità e scala effettivamente gestibile”. 

Nell’ottica di fare sistema, il processo complessivo di trasformazione digitale, teso a garantire pienamente l’esigibilità dei diritti di cittadinanza digitale in ogni territorio, può essere suddiviso in quattro grandi fasi - oltre alla fase 0) strategie europee, nazionali e regionali - ovvero: fase 1) analisi dei fabbisogni; fase 2) progettazione; fase 3) erogazione; fase 4) dispiegamento.

Descrizione delle fasi e dei relativi presidi organizzativi 

Prescindendo dagli aspetti strategici di policy (Decennio Digitale, Piano triennale, Agende digitali regionali, ecc.), se consideriamo il ciclo di vita della trasformazione digitale strutturato in quattro fasi, come sopra delineato, per ognuna di esse è necessario individuare ed attivare, in modo condiviso a livello inter-istituzionale, un opportuno presidio organizzativo in grado di supportare operativamente le attività necessarie alla trasformazione digitale dell’azione amministrativa, allo sviluppo e al mantenimento delle community tra pubbliche amministrazioni e, infine, “mettere a terra” nelle pubbliche amministrazioni di tutte le dimensioni/tipologie, e in tutti i territori, le policy strategiche relative a cloud, dati, interoperabilità, Intelligenza artificiale, ecc. sfruttando pienamente sinergie e complementarietà di tutti gli investimenti fin qui fatti dal Paese nella direzione della “infrastruttura pubblica digitale”. 

La denominazione delle fasi e relativi dei presidi organizzativi non è univoca e varia molto a seconda dei contesti e degli ambiti di applicazione, e anche questo non facilita la condivisione delle esperienze e la messa a sistema delle stesse. Quindi, per ognuna delle fasi viene qui proposta una denominazione/descrizione di massima della fase stessa e una denominazione/descrizione del relativo presidio organizzativo da collocare/aggregare al livello territoriale ottimale: 

1. ANALISI FABBISOGNI - Raccolta delle esigenze di cittadini, imprese e PA dei territori; Mappatura e disegno dei “processi digitali collettivi”, necessari per l’interoperabilità e la sostenibilità dei servizi; Valutazione degli impatti e iniziative in merito a sussidiarietà, proporzionalità e appropriatezza della digitalizzazione.

   Presidio organizzativo: Hub informativo / spazi di interoperabilità e spazi di prova su casi d’uso legati a dati & Intelligenza artificiale / “Ufficio Transizione Digitale (UTD)” singoli e/o associati

2. PROGETTAZIONE - Progettazione ICT di qualità; Committenza pubblica efficace e sostenibile; Sviluppo, evoluzione ed integrazione di servizi digitali (sia per aspetti infrastrutturali che applicativi).

   Presidio organizzativo: “Uffici sistemi informativi” singoli e/o associati / acquisti congiunti o via aggregatori / laboratori di sviluppo SW-AI pubblico-privato.

3. EROGAZIONE - Erogazione dei servizi digitali e “delega” di interi processi o parte di essi; Assistenza sui servizi erogati agli utenti finali (cittadini, imprese o operatori delle PA).

   Presidio organizzativo: “Intermediari tecnologici” sulle applicazioni, cloud federato e data center regionali, CSIRT/unità locali per la cybersicurezza.

4. DISPIEGAMENTO - Accompagnamento alla diffusione dei servizi e per l’uso degli stessi, incluso il tema dello sviluppo delle competenze digitali di base e/o avanzate necessarie (per cittadini, imprese o operatori delle PA); Comunità di pratica per la raccolta delle esperienze, la conservazione e lo scambio di soluzioni/buone pratiche.

   Presidio organizzativo: “Centri di competenza” e/o “Centri di facilitazione” territoriali e “comunità di pratica” / diffusione casi d’uso definiti nella fase 1 

Sussidiarietà, proporzionalità e appropriatezza 

All’art.14 del CAD è previsto che “le regioni promuovono sul territorio un processo di digitalizzazione dell’azione amministrativa coordinato e condiviso con autonomie locali”. Naturalmente, ogni Regione e Provincia autonoma stabilisce, nella sua autonomia organizzativa, quali ruoli di presidio svolgere per le PA del proprio territorio e in che forma sia possibile farlo, tenendo conto dello stato dell’arte della digitalizzazione, del contesto e delle specificità territoriali, nonché dei finanziamenti che sia possibile reperire in connessione ad ogni ruolo da svolgere. 

Va inoltre considerato il principio guida n.11 del PT denominato “sussidiarietà, proporzionalità e appropriatezza della digitalizzazione” che recita quanto segue: “I processi di digitalizzazione dell'azione amministrativa coordinati e condivisi sono portati avanti secondo i principi di sussidiarietà, proporzionalità e appropriatezza della digitalizzazione, ovvero lo Stato deve intraprendere iniziative di digitalizzazione solo se sono più efficaci di quelle a livello regionale e locale, e in base alle esigenze espresse dalle amministrazioni stesse, limitandosi negli altri casi a quanto necessario per il coordinamento informatico dei dati, e al tempo stesso le singole amministrazioni devono garantire l’appropriatezza delle iniziative di digitalizzazione portate avanti autonomamente, cioè in forma non condivisa con altri enti al livello territoriale ottimale rispetto alle esigenze preminenti dell’azione amministrativa e degli utenti dei servizi pubblici”. 

Descrizione del concetto di “community” 

Oltre al concetto di presidio organizzativo, come fin qui declinato, occorre inquadrare anche il concetto di comunità o “open community” che rappresenta una nuova forma di capacità istituzionale e che, nel modello qui proposto, considereremo trasversale a una o più fasi del ciclo di vita della trasformazione digitale. Una community quindi si trova ad interagire ed essere supportata da più presidi organizzativi e andrà a sviluppare e/o sfruttare varie piattaforme digitali unitarie e/o condivise al livello territoriale ottimale. Rispetto al concetto di community possono tornare utili alcuni elementi sviluppati nel progetto OCPA2020 di cui si riporta un breve estratto: “(...) Una Open Community è una “comunità” tra PA, e può essere definita come un modello di cooperazione basato su un alto livello di operatività ed interazione tra i partecipanti. Esso ha lo scopo di promuovere la condivisione, l’organizzazione, l’innovazione, la collaborazione e l’apprendimento come processi chiave della vita amministrativa. È caratterizzata, altresì, dalla volontà dei partecipanti di rafforzare la propria identità collettiva. Così intese le Open Community… 

• si connotano di soggetti, rientranti nell’ambito pubblico, fortemente motivati a condividere conoscenze e innovazione;
• hanno un riferimento territoriale e istituzionale variabili in logica multilivello;
• hanno interessi o campi tematici in comune in grado di catalizzare sinergie, investimenti, organizzazione per supportare lo sviluppo e/o il consolidamento di soluzioni di interesse per tutti i partecipanti;
• utilizzano strumenti di collaborazione che facilitano l’interazione e l’organizzazione delle esperienze intese come patrimonio da gestire, mantenere e far evolvere o diffondere;
• sono orientate all’utilizzo di know-how e tecnologie aperte, inclusive e allargate alla collaborazione di chiunque voglia perseguire gli obiettivi di riferimento orientati da una piattaforma di lavoro comune, partecipative nei processi decisionali. 

(..) La principale missione è quella di mettere a disposizione dei propri partecipanti conoscenze, competenze, risorse e soluzioni, in uno scenario di tipo cooperativo/collaborativo, al fine di ottenere risultati altrimenti non perseguibili da un singolo membro. (..) Tali Comunità possono prevedere, anche, la presenza di soggetti esterni alla PA e, in tal caso, la Comunità può dare luogo a modelli più articolati che inglobino o interagiscano con altre filiere. Si parla infatti di ecosistema della comunità volendo riferirsi non solo alle Amministrazioni pubbliche in senso stretto che fanno parte del core organizzato della Comunità (...)”. 

Ruoli e profili:

• Promotore: è il soggetto pubblico che istituisce la Community dopo aver verificato la presenza di soggetti con interessi comuni, con l’obiettivo, condiviso, di collaborare e attivarsi per perseguirli (..);
• Animatore: è il soggetto pubblico che si fa carico del mantenimento nel tempo della Community, attraverso la costituzione di partnership e sinergie tra i soggetti interessati, il reperimento delle risorse, ecc.
• Maintainer: è il soggetto pubblico o privato che all’interno o per conto della Comunità assicura la gestione delle soluzioni, riceve le proposte di integrazione e le segnalazioni da parte dei membri della Comunità o di terzi; coinvolge la Comunità nel caso in cui queste vadano potenzialmente ad impattare sul ciclo di sviluppo o sulla roadmap. Il soggetto titolare della soluzione ha formalmente la responsabilità di maintainer, ma può delegare questo compito ad altri (...)”.

Modello ITD per presidi-comunità territoriali a garanzia dei diritti di cittadinanza digitale (link disponibile dopo pubblicazione PT)

Posizionamento strategico delle agende digitali regionali 2021-2027 approvato il 24/10/2022

Posizionamento delle Regioni e Province autonome sulla carenza di Specialisti ICT nelle PA approvato il 11/07/2024

Accordo di collaborazione Governo – Conferenza delle Regioni e delle Province autonome “Insieme per la Trasformazione Digitale” sottoscritto a Perugia nel luglio 2023

Linee Guida per la costituzione e la governance di una Open Community della PA