Il Workflow Semplificato è un modello di gestione delle pratiche SUAP introdotto con Approved02.1 come 'alternativa ai workflow attualmente definiti nelle Specifiche Tecniche.
Perché è stato introdotto: il Gruppo Tecnico ha analizzato le segnalazioni arrivate tramite il sistema di ticketing e i canali di supporto. Dall’analisi sono emersi elementi che non permettono una corretta gestione dei flussi operativi:
- interpretazioni diverse del quadro normativo;
- specificità delle organizzazioni territoriali;
- scenari o complicazioni operative non previsti in fase di progettazione.
Per questo motivo, il Gruppo Tecnico ha proposto un modello semplificato, che consente ai soggetti coinvolti di sviluppare sistemi nel rispetto della normativa vigente e in coerenza con i propri modelli organizzativi.
Come è strutturato: il flusso si articola in tre momenti fondamentali del ciclo di vita della pratica SUAP (presentazione, istruttoria e conclusione), che possono ricorrere nei diversi regimi amministrativi. Per ciascuno di essi sono individuate le macro-attività necessarie alla gestione e alla conclusione della pratica.
Cosa lo distingue dai workflow ordinari: il modello non introduce una sequenza obbligatoria di passaggi né controlli procedurali obbligatori, in particolare nella fase istruttoria. Le amministrazioni possono quindi utilizzare in modo flessibile le operazioni già previste dalle Specifiche Tecniche, adattando la gestione della pratica alle diverse situazioni amministrative, territoriali e organizzative.
Strumenti a supporto: il Gruppo Tecnico ha predisposto una linea guida per facilitare la lettura e l’applicazione del Workflow Semplificato. La linea guida include anche una mappatura dei servizi che ciascun componente può implementare in relazione alle attività del procedimento.
Quando posso utilizzarlo: Il Workflow Semplificato può essere adottato nei casi in cui ci sono criticità di ordine interpretativo o implementativo nell'applicazione dei workflow ordinari. Il Gruppo Tecnico, quindi, ne raccomanda l’applicazione esclusivamente in tali contesti e ne esclude il suo utilizzo nei casi dei workflow standardizzati e consolidati.
