Documento informatico

Il manuale di gestione documentale e quello di conservazione non devono essere inviati ad AgID. Come si legge su le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, "la Pubblica Amministrazione è tenuta a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale." E sul Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici è scritto che "Il Conservatore deve possedere il manuale di conservazione comprensivo del piano di sicurezza aggiornato con la descrizione del modello organizzativo". Si ricorda che tali manuali devono essere sottoposti a continuo aggiornamento in ragione dell’evoluzione tecnologica e dell’obsolescenza degli oggetti e degli strumenti digitali utilizzati. Tali manuali devono unicamente essere messi a disposzione in caso di esplicita richiesta di AgID o in caso di data-breach.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale, ai commi 2 e 3 dell’art. 22 e al comma 3 dell’art. 23-ter, distingue il valore probatorio “privilegiato” che fa piena prova fino a querela di falso (ex art. 2700 del c.c.) se la conformità all’originale è verificata da un notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato, dal valore probatorio “semplice” che fa piena prova fino a disconoscimento se la conformità all’originale è attestata da un soggetto privato.

Non sono previsti requisiti specifici. Il soggetto privato può essere individuato come figura interna sia all'azienda che effettua la dematerializzazione sia al titolare dei documenti.