Senza conservazione digitale non c’è dematerializzazione: introduzione e regole per le PA

Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. Il contenuto del manuale è specificato al paragrafo 4.6 delle Linee Guida sul documento informatico. Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il manuale di conservazione. Alla redazione del manuale di conservazione sono tenuti anche i soggetti privati in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione.

Alla nomina sono tenuti anche i soggetti privati in tutti i casi in cui la legge prescriva obblighi di conservazione dei documenti in gestione ai soggetti medesimi.

Il requisito RG2 va inteso nel senso che il conservatore deve garantire che il servizio di conservazione sia integrabile con il Servizio Pubblico di Identità Digitale o Carta di Identità Elettronica o altre identità digitali europee notificate, su richiesta del titolare dell’oggetto di conservazione.