Come gestire un eventuale errore in una registrazione di protocollo

In presenza di un errore, come si può intervenire nella modifica di una registrazione di protocollo?

La procedura di annullamento delle informazioni registrate a protocollo è disciplinata dall’articolo 8 del DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico.
Tale articolo riprende il contenuto del previgente articolo 8 del DPCM 31 ottobre 2000 e richiama esplicitamente l’articolo 54 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, in materia di documentazione amministrativa.
In particolare tali regole prevedono che:
"L’annullamento anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma immodificabile determina l’automatico e contestuale annullamento della intera registrazione di protocollo.
L’annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni registrate in forma immodificabile, necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati delle altre informazioni, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica. La disposizione di cui al primo periodo si applica per lo stesso campo, od ogni altro, risultato successivamente errato.
Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell’art. 54 del testo unico."

Con l’espressione informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma immodificabile, si intende indicare numero di protocollo e data della registrazione; l’espressione altre informazioni registrate in forma immodificabile indica il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, nonché l’oggetto del documento.

In ogni caso, tutte le informazioni annullate devono rimanere memorizzate. Eseguendo la procedura di annullamento si riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.

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