Flussi documentali e protocollo

Ultimo aggiornamento 04 Marzo 2016

La gestione dei flussi documentali è l'insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.

 Con le Regole tecniche per il protocollo informatico sono state introdotte le seguenti innovazioni:

  1. introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
  2. revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi   
  3. obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
  4. superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
  5. conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
  6. modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
  7. utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria  nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
  8. disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici  tra sistemi di protocollo
  9. generazione dell’impronta per ogni documento informatico

    Le indicazioni di dettaglio sono raccolte in specifici allegati:

L’Agenzia definisce, attraverso le specifiche tecniche le modalità operative per eseguire le operazioni di registrazione di protocollo, definite dalla Circolare Agid 23 gennaio 2013, n. 60.

A partire dall'11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, in base all'articolo 7, comma 5 delle suddette Regole tecniche, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva. A tal proposito, sono disponibili Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo.

Il Centro di Competenza per il protocollo informatico e la trasparenza amministrativa fornisce assistenza, consulenza e supporto per favorire la digitalizzazione dei flussi documentali all’interno di una stessa amministrazione e tra amministrazioni diverse.
Tra l'altro offre alle amministrazioni  un servizio di audit sulla revisione dei manuali di gestione dei flussi documentali.

Tag: documento informatico, protocollo informatico, gestione documentale


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